Gehe ich heute Mittag zum Essen in mein Lieblingsrestaurant? Oder hole ich mir lieber eine Leberkässemmel vom Metzger nebenan oder eine frische Brezel vom Bäcker? Arbeitnehmer, die von ihrem Unternehmen Essensmarken erhalten, haben die Wahl: Sie können mittags zum Beispiel im Gourmetrestaurant speisen, im Gasthof mit deftig-regionalen Spezialitäten, beim Italiener, oder sich schnell einen Burger bei einer großen Fastfood-Kette holen oder im Lebensmittelgeschäft Brötchen und Joghurt kaufen. Als Bezahlung dient eine Essensmarke, die der Mitarbeiter von seiner Personalabteilung erhält.

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Foto von bruce mars

Steigende Nachfrage der Firmen

Immer weniger Firmen betreiben ein eigenes Betriebsrestaurant, immer mehr – vor allem mittelständische Unternehmen oder kleinere Niederlassungen – gehen dazu über, die Mitarbeiter mit Essensmarken auszustatten. Genaue Zahlen über das Marktwachstum gibt es nicht. Aber die beiden großen Anbieter Accor Services und Sodexho Pass wachsen jedes Jahr um etwa zehn bis zwölf Prozent. Beide verfügen über jeweils rund 30.000 Akzeptanzstellen – mit steigender Tendenz. Die Restaurantschecks von Sodexho Pass nutzen über 9.000 Unternehmen und mehr als 250.000 Mitarbeiter in Deutschland sowie 126.000 Firmen weltweit. Mit Ticket Restaurant, dem Menüscheck von Accor Services bezahlen weltweit 14 Millionen Menschen in über 34 Ländern ihr Mittagessen.

Ursprünge liegen in England

Die Wurzeln dieses Konzepts liegen in der Heimat des Sandwichs. In Großbritannien entstand mit der Luncheon Vouchers Ltd. die erste Firma mit Restaurantgutscheinen. „Deren Gründer John Hack saß zusammen mit ein paar Freunden beim Mittagessen, als er bemerkte, wie einige Gäste ihr Essen mit „Papierschnipseln“ bezahlten. Er erkundigte sich beim Ober, der ihm erklärte, dass das Restaurant eine Abmachung mit verschiedenen Unternehmen habe, damit deren Angestellte mit diesen bedruckten Papierschnipseln bezahlen können. Anschließend schicke das Restaurant die angenommenen Papierschnipsel an die einzelnen Unternehmen zurück, um bezahlt zu werden“, erklärt Daniel Simon, Verkaufsdirektor von Accor Services. „John Hack überlegte ein wenig und entschied, zusammen mit einem Freund eine Firma zu gründen, die diesen kompletten Ablauf gegen eine Gebühr übernimmt.“ In Frankreich griff eine Firma namens „Chèque Restaurant“ 1960 die Idee auf, und die französische Regierung schrieb 1967 die rechtlichen Rahmenbedingungen der Essensmarken fest. In Deutschland bietet Accor Services seit 1976 Menüschecks an, seit 1977 gibt es hierzulande Restaurantschecks von Sodexho Pass.

So funktionieren die Essensmarken

Nach dem Prinzip von John Hack funktionieren die Essensmarken noch heute: Arbeitgeber bestellen diese online, per Fax, E-Mail oder Post beim Anbieter. Die Schecks werden einige Tage später nach Mitarbeitern und Abteilungen vorsortiert angeliefert – fertig zur Verteilung. Beim Mittagessen muss der Mitarbeiter nur noch darauf achten, dass sein Wunschrestaurant auch mit dem Anbieter zusammenarbeitet – das Erkennungszeichen ist ein Aufkleber an der Tür. Eine Übersicht der Akzeptanzstellen in seinem Ort kann er auch im Internet einsehen (www.ticket-restaurant.de oder www.sodexhopass-de.com).

Sowohl Accor Services als auch Sodexho Pass arbeiten nach dem gleichen Prinzip und verfügen über eine ähnliche Zahl an Akzeptanzstellen. Bei den Zusatzleistungen gibt es einige Unterschiede: Accor Services beispielsweise bietet durch die Hotels der Unternehmensgruppe zahlreiche Angebote im Tourismus- und Übernachtungsbereich sowie im Bereich der Mitarbeitermotivation und Kundengewinnungsprogramme. Hierbei bietet die Accor Gruppe Hotelgutscheine in 2.500 Hotels weltweit. Zum zusätzlichen Angebot von Sodexho Pass gehört der Geschenkscheck, der als Dankeschön, Werbegeschenk, Prämie oder als Incentive eingesetzt werden kann. „Dabei sind beispielsweise im Fall einer Hochzeit oder Geburt Geschenkschecks bis zu einem Höchstbetrag von 315 Euro steuerfrei“, erklärt Marketingleiter Reinhold M. Sigler.

In Deutschland gibt es noch einen kleinen dritten Anbieter namens Max Choice. Dieses Unternehmen wurde von einem ehemaligen Geschäftsführer von Sodexho gegründet und bietet ebenfalls Essensmarken an. Der Schwerpunkt von Max Choice liegt allerdings auf Geschenkschecks und händler-hauseigenen Gutscheinen.

Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die Vorteile der Essensmarken für die Arbeitnehmer liegen klar auf der Hand: Sie erhalten einen steuer- und sozialabgabenfreien „Gehaltszuschlag“. Gleichzeitig funktionieren die Essensmarken wie Bargeld, mit denen sie im Restaurant bezahlen oder Lebensmittel (keine Non-Food-Artikel, Alkohol oder Zigaretten) einkaufen können. Der einzige Nachteil: Man sollte möglichst passend „zahlen“, da die Akzeptanzstellen kein Wechselgeld herausgeben dürfen.

Ähnlich die Vorteile für die Arbeitgeber: Eine steuer- und abgabenfreie Gehaltserhöhung motiviert die Arbeitnehmer. Gleichzeitig spart die Firma Steuern: Die steuerfreie Grenze der Essensmarken liegt in diesem Jahr bei 5,71 Euro. Davon zahlt das Unternehmen 3,10 Euro steuerfrei bei einer Mitarbeiterbeteiligung von 2,61 Euro. 95 Prozent der Essensmarken werden in dieser Höhe ausgestellt. „Ticket Restaurant kann aber auch als Incentive genutzt werden, sodass zu diesem Zweck jeder Betrag möglich ist“, sagt Daniel Simon von Accor Services. Wichtig bei der Einführung der Essensmarken ist jedoch, dass diese wirklich eine Gehaltserhöhung darstellen und nicht eine Gehaltsumwandlung der bestehenden Bezüge. Denn in letzterem Fall sieht der Gesetzgeber keine Befreiung von der Sozialversicherung vor. Gerade für Unternehmen, die bereits ihren Mitarbeitern freiwillig einen Essensgeldzuschuss in bar bezahlen, ist die Einführung von Essensmarken eine kostengünstigere Alternative.

Softwaregestützte Verwaltung

Ein weiterer Vorteil ist die einfache interne Verwaltung der Schecks über ein Gehaltsprogramm. „Die Personalabteilung muss nur festlegen, welcher Mitarbeiter Menüschecks bezieht. Anschließend wird eine Datei aus dem System gezogen und an uns geschickt“, erklärt Daniel Simon. Für SAP-R/3 HR bietet Accor Services zusätzlich eine Lösung an, bei der die Mitarbeiter die Menüschecks über den Arbeitsplatz bestellen können, die Bestellung automatisch im SAP-Gehaltsprogramm verwaltet und dann an den Anbieter als Datei verschickt wird. Auch Online-Lösungen mit Verwaltungsprogrammen sind möglich. „Diese eignen sich besonders für Unternehmen mit zahlreichen Filialen“, so der Accor- Verkaufsdirektor.

Auch bei Sodexho Pass stehen für verschiedene Firmengrößen und -strukturen vielfältige Serviceleistungen zur Verfügung. „Gemeinsam mit unseren IT-Experten entwickeln wir bei Bedarf maßgeschneiderte Bestellsysteme, die optimierte Abläufe in der Organisationsstruktur sicherstellen“, sagt Reinhold M. Sigler. „Auch Schnittstellen zu ECommerce- Plattformen oder SAP-Lösungen sind vorhanden.“ Sodexho Pass bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Essen online zu bestellen. „Nach der Eingabe der gewünschten Postleitzahl, des Orts oder des Stadtteils, erscheint im Internet eine Auflistung der Restaurants, die sich an diesem Service beteiligen“, erklärt der Marketingleiter. Nach Auswahl des Restaurants können die Mitarbeiter per Mausklick ein Menü auswählen. Und nach Abschicken der Bestellung mit der gewünschten Lieferzeit erhalten sie eine Bestellbestätigung. Bezahlt wird wie gewohnt bei Lieferung.

Darauf sollten Sie achten

Da die Essensmarken dem Lohnsteuergesetz unterliegen, gibt der Gesetzgeber klare Regeln vor: nur ein Scheck pro Arbeitstag. Bei einer Ausgabe von 15 Schecks pro Monat entfällt die Pflicht, einen Arbeitsnachweis zu führen, da hierbei etwaige Krankheits- und Urlaubstage sowie kurze Dienstreisen bereits mit berechnet sind. Will ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter wirklich für jeden Tag, den sie im Unternehmen anwesend sind, mit einer Essensmarke ausstatten, muss er einen Einzelnachweis von Urlaub- und Krankheitstagen führen. „Da das sehr aufwändig für die interne Abwicklung ist, entscheiden sich über 90 Prozent unserer Kunden für die Pauschalausgabe von 15 Schecks monatlich“, so Daniel Simon.

Abgesehen davon sollten die Arbeitnehmer darauf achten, dass die Essensmarken jeweils nur im laufenden Jahr eingelöst werden können. Nicht genutzte Schecks können an den Anbieter bis zum 31. Januar zurückgeschickt werden. Danach ist aus steuerlichen Gründen eine Erstattung nicht mehr möglich.