DIN 5008 – Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung
Anschrift
Die Anschrift steht gewöhnlich im Akkusativ. Auf „An“, „An den/die/das“ können Sie getrost verzichten, es wirkt altbacken.
Bei Schreiben an Ehepaare werden in der Anschrift entweder der volle Name der Ehegatten genannt oder beide Empfänger gemeinsam aufgeführt. Sollten Sie es unhöflich finden, den Namen des Mannes zuerst zu nennen, können Sie natürlich auch die Reihenfolge umkehren.
Herrn Jens Tobe und Frau Maria Tobe (oder:
Frau Maria Tobe und Herrn Jens Tobe)
Bei Doppelnamen:
Herrn Jens Tobe und Frau Maria Klein-Tobe
Haben die Eheleute keinen Familiennamen vereinbart:
Herrn Jens Tobe
Frau Gerda Linte
Sollten Sie es unhöflich finden, den Namen des Mannes zuerst zu nennen, können Sie natürlich auch die Reihenfolge umkehren.
Die schriftliche Anrede
Das erste Wort der Anrede wird groß geschrieben, am Ende steht ein Komma, das Ausrufezeichen wird kaum mehr gesetzt. (Nach dem Komma beginnt der Brieftext mit Kleinschrift, nach dem Ausrufezeichen groß.)
Ist der Brief an eine Ihnen namentlich bekannte Person gerichtet, so schreiben Sie:
Sehr geehrte Frau Hemmer,
Sehr geehrter Herr Knoch,
An zwei Personen:
Sehr geehrte Frau Mack.
sehr geehrter Herr Doll,
Kennen Sie den Empfänger nicht namentlich:
Sehr geehrte Damen und Herren, oder
Sehr geehrte Damen, bzw. Sehr geehrte Herren
Daneben gibt es noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die Wertschätzung bzw. Nähe zum Empfänger auszudrücken:
Sehr geehrter, lieber Herr Henschel,
Sehr geehrte, liebe Frau Möller,
Guten Tag, Herr Rött, Guten Tag, Frau Ruppert,
Briefschluss
Für Ihre Geschäftskorrespondenz verwenden Sie normalerweise
„Mit freundlichen Grüßen“, möglich ist auch „Freundliche Grüße“; oder deutlich distanziert „Hochachtungsvoll“.
Haben Sie eine besonders gute Beziehung zum Empfänger auch
“Mit freundlichen Grüßen
Ihr/Ihre“
.
Im privaten Bereich haben Sie mehr Möglichkeiten zu differenzieren:
“Mit den besten Grüßen“, „Herzliche Grüße“, „Herzlichst Dein/e“, „Bis bald“
Unterschrift
Die Namensunterschrift erfordert i. d. R. den Familiennamen. Die bloßen Anfangsbuchstaben des Namens oder der Titel bzw. die Funktionsbezeichnung reichen nicht aus, der Vorname reicht allenfalls im engsten Familienkreis aus.
Der Vermerk „eigenhändig“ besagt, dass eine mechanische Unterschrift (Maschine, Stempel, Faksimile o. ä. ) nicht genügt, sondern persönlich gezeichnet werden muss.
Unterzeichnet ist ein Brief, wenn die Unterschrift den räumlichen Abschluss bildet. Der Namenszug am Briefkopf oder am – Briefrand wäre demnach ungenügend. Gültig ist jedoch die Blanko-Unterschrift, sobald der Text darüber gesetzt ist. Entspricht der Wortlaut dann nicht dem Willen des Unterzeichneten, so kann er lediglich anfechten und trägt die volle Beweislast. Daher ist mit Blankounterschriften ganz besonders vorsichtig zu verfahren.
Da der Handlungsgehilfe nicht im eigenen, sondern im Namen des Geschäftsinhabers handelt, ist es wichtig, dass die Unterschrift die Kompetenzen des Unterzeichners klar darstellt. Der Mangel oder das Fehlen der Vertretungsbefugnis kann ein Rechtsgeschäft in Frage stellen. Zusätze, die das Vollmachtsverhältnis ausdrücken, können sein: „per“, „für“, i.V. (in Vollmacht), „i. A.“ (im Auftrag). Für eine General-Handlungsvollmacht würde der Zusatz dem Namen „i.V.“ lauten, bei einer Spezial-, Artoder sonstigen Vollmacht würde der Zusatz „i. A.“ lauten.
Der Zusatz „pp.“, „ppa.“ oder „per procura“ besagt, dass der Unterzeichner gemäß HGB Prokurist ist und dass er im Handelsregister als offiziell Bevollmächtigter eingetragen ist.
Üblich ist auch der Zusatz „nach Diktat verreist“ oder „nach telefonischem Diktat“. In diesem Fall wird dann von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet, i. d. R. mit dem Zusatz „i. A.“.
Von der Unterschrift zu unterscheiden ist die Paraphe, d. h. der abgekürzte Namenszug, der einen Text abschließt. Bei der Paraphierung werden üblicherweise die Anfangsbuchstaben des Vor- und Familiennamens unter ein Dokument gesetzt.
Verwendet wird die Paraphe insbesondere bei (diplomatischen) Verhandlungen zur Bestätigung der inhaltlichen Richtigkeit des verhandelten Textes. Die Paraphe begründet keine zwischenparteilichen Verpflichtungen.
Tipps für Ihren Briefstil
- Schreiben Sie so freundlich wie möglich, hüten Sie sich aber vor falscher Höflichkeit und Unterwürfigkeit.
- Formulieren Sie knapp, verständlich und präzise.
- Sagen Sie öfter „Sie“, weniger „wir“. Verglichen Sie die Formulierungen: „Wir erwarten die Formulare bis zum…“ und „Bitte senden Sie uns die Formulare bis zum … zu.“
- Streichen Sie „bitte“ und „danke“ nicht aus Ihrem Vokabular.
- Bevorzugen Sie eine positive Formulierung Ihrer Gedanken, Vorschläge und Entscheidungen.
- Bleiben Sie stets ruhig und sachlich, den groben Keil auf den groben Klotz können Sie getrost anderen überlassen.
- Antworten Sie rasch – wenn das nicht möglich ist, geben Sie einen Zwischenbescheid
Vermeiden Sie den Nominalstil
Der Nominalstil ist gekennzeichnet von vielen Substantiven, besonders schwerfällig wirken die substantivierten Verben, z. B. die Ausgestaltung der Feier, es wird um Einhaltung gebeten usw.
Hätte Cäsar sein berühmtes “Ich kam, sah und siegte” im schwerblütigen Nominalstil formuliert, also etwa “Nach erfolgter Ankunft und durchgeführter Besichtigung der Situation war mir die Erringung des Sieges möglich“, hätte es die Jahrhunderte wohl kaum Überdauert.
Statt:Eine Übereinstimmung der an beiden Motoren registrierten Schäden ist voll und ganz gegeben …
Besser:Die an beiden Motoren festgestellten Schäden waren absolut identisch …
Formulieren Sie im Aktiv
Verwenden Sie die aktive Darstellung, sie ist anschaulich und dynamisch, das Passiv (Leide- form) wirkt blass, kraftlos und lasch. Betrach- ten Sie einmal die Sprache der Werbung, Sie werden kaum einen griffigen Werbetext finden, der Formulierungen im Passiv enthält.
Korrekt ist das Passiv nur, wenn der Verursacher unwichtig ist oder nicht genannt werden soll, “Eine Anfrage an Seminarhotel empowered by Haufe Mediengruppe. Seite 06 Einladung zu dem Treffen ist uns nicht zugegangen” anstelle von “Sie haben uns keine Einladung zu dem Treffen zugesandt”.
Der ansprechende und überzeugende Brief lebt vom Aktiv, Passivformen wirken zäh und schleppend:
Statt:Die neuen Kollektionen sind uns von Frau Herberger vorgeführt worden …
Besser:Frau Herberger führte uns die neuen Kollektionen vor
Bilden Sie den Konjunktiv (Möglichkeitsform) richtig!
Der Indikativ (Wirklichkeitsform) sagt, was tatsächlich ist. Der Konjunktiv (Möglichkeits- form) drückt aus, was geschehen könnte, bzw. er bezeichnet Irreales. Der Konjunktiv wird häufig verwendet im Protokoll, in der indirekten Rede und im Konditional (Bedingungsform).
Nach “wenn” folgt kein “würde” – auch wenn es umgangssprachlich manchmal der Fall ist.
Falsch:Wir würden uns freuen, wenn Sie unsere Vorschläge akzeptieren würden
Richtig:Wir würden uns freuen, akzeptierten Sie unseren Vorschlag.
Vermeiden Sie falsche Bezüge.
Zu Mehrdeutigkeit oder auch unfreiwilliger Heiterkeit kann es kommen, wenn sich die Relativpronomen (rückbezügliche Fürwörter) nicht eindeutig auf das Bezugswort beziehen. Das geschieht, wenn zwischen dem Bezugswort und dem Relativpronomen ein anderes Substantiv steht, das in Genus und Numerus mit dem Bezugswort übereinstimmt. Auch ein satzschließender Punkt verhindert den falschen Bezug nicht.
Falsch:Die Leitung der neuen Filiale Über- nimmt Frau Gaby Wagner. Sie hat eine Fläche von 350 qm.
Richtig:Frau Wagner übernimmt die Leitung der neuen Filiale. Sie hat eine Fläche von 350 qm.
Bauen Sie einfache Sätze.
Streichen Sie Vorreiter! Sie sind nichtssagend, umständlich und verschieben die wichtige Botschaft häufig in den Nebensatz.
Statt:Was die Lieferung des Modells ABY 231 betrifft, So möchten wir Ihnen mit- teilen, dass wir bemüht sind, diese baldmöglichst auszuführen.
Besser:Wir bemühen uns, Ihnen das Modell ABY 231 so bald wie möglich zu liefern.
Wenden Sie den Superlativ richtig an.
Die falsche Anwendung des Superlativs ist ein häufiger Fehler. Manche Wörter bezeichnen bereits eine höchste Stufe {kein, einzig, leer, voll etc.) und können nicht gesteigert werden, in Zusammensetzungen darf nur ein Teil gesteigert werden.
Falsch:In dieser Maßnahme sah er die einzigste Möglichkeit …
Richtig:In dieser Maßnahme sah er die einzige Möglichkeit …
Streichen Sie überflüssige Wörter
Manche Verfasser von Briefen blähen diese künstlich auf, indem sie überflüssige Wörter aller Kategorien einbauen. Prüfen Sie Ihre Briefe auf alles Überflüssige!
Statt:Die durchgeführte Analyse war ein großer Erfolg-
Besser:Die Analyse war ein großer Erfolg.
Vermeiden Sie weiße Schimmel und schwarze Rappen.
Auch versierten Briefschreibern unterläuft ab zu ein Pleonasmus (überflüssiger Zusatz zu einem Wort}, Auch Tautologien (doppelte Ausdrucksweise} sollten Sie vermeiden.
Pleonasmen:
aufoktroyieren (oktroyieren = aufzwingen} Zukunftsprognosen (Prognose = Vorhersage/ Voraussage, also immer auf die Zukunft gerichtet)
Wir haben die Filiale neu renoviert.Wir haben die Filiale renoviert.
Zu unserem Bedauern haben Sie die Kataloge leider immer noch nicht geliefert.Zu unserem Bedauern (Leider) haben Sie die Kataloge immer noch nicht geliefert.
Tautologien:
einzig und allein
für immer und ewig
DIN 5008 – Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung
Geldbeträge
Aus Sicherheitsgründen können Geldbeträge mit mehr als drei Stellen mit dem Punkt an Stelle des Leerzeichens gegliedert werden: Kaufpreis 4.557,85 DM.
Hausnummern
Zusätzlich zur Hausnummer können Gebäudeteil, Stockwerk oder die Nummer der Wohnung angegeben werden. Diese Zusätze werden durch zwei Schrägstriche – je ein Leerraum davor und danach – abgesetzt:
Burgstr: 81 // 11
Welserstr: 81 // W 309
Kalenderdaten
Das numerisch angegebene Datum wird ab- steigend (Jahr/Monat/Tag) mit Mittelstrich – ohne Punkte! – gegliedert: 1998-04-02 oder 98-05-12
Daneben besteht die alphanumerische Schreibweise weiter: 1. Februar 1998/1. Febr. 1998.
Uhrzeit
Wie bei Digitaluhren üblich wird die Uhrzeit mit dem Doppelpunkt gegliedert. Möglich sind: 00:12 Uhr / 09:30 Uhr / 12:15:45 Uhr / 8 Uhr
Besondere Zahlengliederungen
Die Telefonnummer wird von rechts beginnend zweistellig gegliedert, die Vorwahl in runden Klammern: (07 11) 456782, Durchwahl– 609
Die Kontonummer wird von rechts beginnend in Zweiergruppen gegliedert: 98765405
die Bankleitzahl von links beginnend in Dreiergruppen: 600 78902
Die fünfstellige deutsche Postleitzahl wird nicht gegliedert.
Hervorhebungen
Um bestimmte Textpassagen oder auch einzelne Wörter hervorzuheben, ist ein Wechsel der Schriftgröße, Kursivschrift, Fettdruck, Unterstreichung u. ä. vorgesehen. Nicht mehr aufgenommen ist das Sperren, viele Textverarbeitungssysteme bieten dafür keine Funktion. Anfrage an Seminarhotel empowered by Haufe Mediengruppe. Seite 09
Anschriftenfeld
Das Anschriftfeld wird folgendermaßen gegliedert:
- Einschreiben/Rückschein/Persönlich/Ver- traulich/Drucksache/Warensendung o. ä.
- Leerzeile
- evtl. Ordnungsbezeichnungen, falls nicht vorhanden, keine Leerzeile einfügen)
- Frau/Herr/nicht-akademische Titel, Berufsbezeichnungen
- akademische/r Titel Vorname Familienname
- Straße/Postfach
- Leerzeile
- Ortskennziffer Bestimmungsort
Im Anschriftfeld können Ordnungsbezeichnungen aufgenommen werden.
- 456/332/pl/wz
- Frau Studienrätin
- Gerda Lindner
- Fliedersteig 21 II W 123 7
- 68163 Mannheim
Auslandsanschriften enthalten keine Leerzeilen, der Bestimmungsort soll nach Möglichkeit in der Landessprache angegeben werden und wird in Großbuchstaben geschrieben. Das Länderkennzeichen wird durch einen Binde- strich ohne Leerraum mit der Postleitzahl verbunden.
Briefseite nach DIN 5008
Feld für Absenderangabe, Logo, Briefkopf
Postanschrift des Absenders
Anschrift des Empfängers
Feld für Eingangs- und Bearbeitungsvermerke
Leitwörter (8,5 mm unterhalb des Anschriftenfeldes)
Betreff (kann entfallen)
Geschäftsangaben: Folgende Angaben falls zutreffend werden hier eingefügt:
- Lieferadresse/Hausanschrift mit PLZ
- Telefon/Telefax/Telex/E-Mail/
- Kontoverbindung(en) mit BLZ
Bei Kapitalgesellschaften ferner:
- Rechtsform und Sitz der Gesellschaft.
- Handelsregistereintrag, Sitz des Registergerichts
- Name des Vorsitzenden und aller Mitglieder des Vorstands
- bei der GmbH die Namen aller Geschäftsführer
- bei der AG Namen des Vorstands und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats.
Der Briefbogen
Der Briefbogen repräsentiert, er ist mehr als nur eine Frage des persönlichen Geschmacks. Ganz gleich ob Privatbogen oder Geschäftsbrief, der Briefbogen muss stets Ihr Image repräsentieren, Ihr Brief ist immer auch ein Selbstporträt.
Abgesehen von der individuellen Gestaltung des Briefbogens hinsichtlich Ihres vorhandenen oder angestrebten Images sollte besonders der Geschäftsbrief weiteren Gestaltungskriterien folgen. Die DIN 676 und DIN 5008 geben die genauen Positionen des Anschriftfeldes, des Satzspiegels und der Absenderzeile an. Ferner werden die Seitenränder definiert, die Positionen der Leitwörter, die Gestaltung des Adressfelds festgelegt usw.
DIN 676 – Geschäftsbrief A4
Es sind zwei Formate vorgesehen mit unterschiedlichen Höhen für den Briefkopf und unterschiedlichen Faltmarken:
- Form A: Briefkopf = 27 mm hoch, Anschriftfeld hochgestellt
- Form B: Briefkopf = 45 mm hoch, Anschriftfeld tiefgestellt.
Bezugzeichenzeile
Einige Leitwörter sind umbenannt, statt „Ihre Zeichen” heißt es jetzt „Ihr Zeichen”, analog statt „Unsere Zeichen” nur „Unser Zeichen”. Das Wort „Tagangabe” ist durch „Datum” ersetzt.
Zusätzlich aufgenommen wurden das Leitwort „Telefon, Name” (früher „Durchwahl- Nr.”), Um genügend Platz für den Namen des Sachbearbeiters zu schaffen, rückt das vierte Leitwort (Datum) von bisher Grad 60 auf Grad 70.
| Grad 10
24,1 mm |
Grad 30
74,9 mm |
Grad 50
125,7 mm |
Grad 70
176,5 mm |
| Ihr Zeichen,
Ihre Nachricht axy-hs 98-07-03 |
Unser Zeichen,
unsere Nachricht le-ks |
Telefon, Name
(04-2151)8765 246 Doris Lange |
98-07-06 |
| oder | |||
| Grad 10
24,1 mm |
Grad 30
74,9 mm |
Grad 50
125,7 mm |
Grad 70
176,5 mm |
| Ihr Zeichen,
Ihre Nachricht axy-hs 98-07-03 |
Unser Zeichen,
unsere Nachricht le-ks |
Telefon, Name
(04-2151)8765-246 Dr. Waltraud L. Kamm |
98-07-06 |
Bei Briefblättern ohne Vordruck können statt der ausführlichen Zeile Kurzleitwörter verwendet werden:
| Ihre Nachricht
bg/zw 98-04-05 |
Unser Zeichen
Vo/pe |
Tel., Name
(04-2151)8765-246 Herr Fuchs |
Datum
98-04-09 |
| oder: | Grad 50
Ihr Zeichen: rug/by Ihre Nachricht vom: 98-01-11 Unser Zeichen: hg – ws Unsere Nachricht vom: 98-01-02 Name: Astrid Lange Telefon: (09811) 20818-234 Telefax: (09811) 20818-100 Datum: 98-01-17 |
Dieser Informationsblock beginnt bei Grad 50 (125,7 mm), die erste Zeile steht in Höhe der ersten Zeile des Anschriftenfeldes, vor „Name“ und „Datum“ wird je eine Leerzeile eingeschlossen.
Das kleine Anrede-Lexikon
| Titel | Anschrift | Anrede |
| Titulierter Adel Freiherrn/Freifrau | Freiherrn Knut von Niebergall Freifrau Nelly von Bergen | Sehr geehrter Herr von Niebergall,
Sehr geehrte Frau von Bergen |
| oder | ||
| Baron/Baronin (in Süddeutschland ohne „von“) | Baron Knut (von) Niebergall Baronin Nelly (von) Bergen | Sehr geehrter Baron (von) Niebergall,
Sehr geehrte Baronin (von) Bergen |
| Nicht titulierter Adel Das Wort „von“ ist Bestandteil des Namens | Frau von Gester
Herrn von Radeberg Herrn Graf von Niederwald Frau Gräfin von Auersbach Herrn Dr. Graf von Wildenfleck |
Sehr geehrte Frau von Gerster,
Sehr geehrter Herr von Radeberg, Sehr geehrter Graf von Niederwald Sehr geehrte Gräfin von Auersbach, Sehr geehrter Dr. Graf von Wildenfleck |
Akademische Grade, Berufsbezeichnungen
Akademische Grade sind nicht Bestandteile des Namens. Professor und Privatdozent sind einerseits Berufsbezeichnungen, andererseits akademische Grade und werden entsprechend gesetzt.
| Berufsbezeichnung | Herrn Professor (Prof.) Lothar Gabler
Herrn Privatdozent Dr. Ralf Müller Frau Professorin Dr. Elke Steier |
Sehr geehrter Herr Professor
Sehr geehrter Herr Privatdozent Sehr geehrte Frau Professorin |
| Im Fall der Habilitierung Akademischer Grad | Dr. habil Elke Steier | Sehr geehrte Frau Professorin |
| Rektoren/Präsidenten einer Universität | Herrn Professor Dr. Lothar Gabler
Rektor/Präsident der Friedrich- Alexander-Universität Herrn Professor Dr. Willy Vogel Rektorin/Präsidentin der Friedrich- Alexander- Universität Frau Professorin Dr. Clara Schumann |
Sehr geehrter Herr Professor
Sehr geehrter Herr Professor Sehr geehrte Frau Professorin („Euer Magnifienz“ bzw. „Euere Magnifica“ ist veraltet) |
| Dekan | Herrn Professor Dr. Walter Ott Dekan der Philosophischen Fakultät der Albert-Ludwigs- Universität | Sehr geehrter Herr Professor, („Euer Spektabilis“ ist veraltet) |
| Den Doktortitel setzten Sie in Anschrift und Anrede abgekürzt „Dr.“ immer vor den Namen | Herrn Dr. Ralf Steinmann | Sehr geehrter Herr Dr. Steinmann |
| Sind es zwei Doktortitel schreiben Sie „Dr. Dr.“. Ab drei können sie „Dr. mult.“ (=multiplex – mehrfacher Doktor) verwenden | Frau Dr. Dr. Gisela Hofmann | Sehr geehrte Frau Dr. Hofmann |
| Obiges gilt auch für den Diplomtitel, diesen lässt man aber in der Anrede weg | Herrn Dr. phil. Dr. theol. Hans Weiger
Herrn Dr. mult. Anton Fischer |
Sehr geehrter Herr Dr. Weiger
Sehr geehrter Herr Dr. Fischer |
| Absolventen einer Fachhochschule setzen „(FH)“ hinter die Diplombezeichnung | Herrn Dipl. Ing. Karl Hobel | Sehr geehrter Herr Hobel |
| („Magister Artium“ steht nur in der Anschrift, nicht in der Anrede) | Frau Frau Dipl.-Bw. (FH) Carola Raabe | Sehr geehrte Frau Raabe |
| Oberstudiendirektor(in) oder | Herrn Oberstudiendirektor Klaus Löw | Sehr geehrter Herr Oberstudiendirektor/ Sehr geehrter Herr Löw |
| Studienrat/Oberstudienrat | Frau Oberstudiendirektorin | Sehr geehrte Frau… |
Politik
| Bundespräsident | Herrn Bundespräsidenten Dr. … (international: Herrn Bundespräsidenten der Bundesrepublik Deutschland) | Sehr geehrter Herr Bundestagspräsident (Schlussformel: Mit ausgezeichneter/vorzüglicher Hochachtung) |
| Präsident des Deutschen Bundestages | Präsidenten/Präsidentin des Deutschen Bundestages Herrn/Frau… | Sehr geehrer HerrBundestagspräsident
Sehr geehrte Frau Bundestagspräsidentin |
| Bundeskanzler | Herrn Bundeskanzler Dr. XY (international: Herrn Bundeskanzler der Bundesrepublik Deutschland) | Sehr geehrter Herr Bundeskanzler (Schlussformel: Mit vorzüglicher Hochachtung) |
