Erholungsurlaub und Selbstbeurlaubung: Schicken Sie Ihre Mitarbeiter in die Ferien

three men using MacBooks
Foto von Austin Distel

Der jedem Arbeitnehmer zustehende gesetzliche Mindesturlaub als Erholungsurlaub ist geregelt im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Erholungsurlaub heißt Befreiung von der Arbeitspflicht unter Fortzahlung des Lohnes. Ihre Mitarbeiter sollen sich während des Urlaubs unbeschwert von der Arbeit erholen können. § 1 BUrlG bestimmt, dass ein Anspruch in jedem Jahr besteht und gemäß § 7 BUrlG in jedem Jahr genommen werden muss. Das wiederum bedeutet, dass Urlaub von Ihren Mitarbeitern nicht unbegrenzt aufgespart werden und zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden kann. Wird der Urlaub nicht im laufenden Jahr genommen, besteht die Gefahr, dass er ersatzlos verfällt.

Mindesturlaub und Wartezeiten

Der jährliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage. Werktage sind Montag bis Samstag, auch wenn am Samstag in Ihrem Betrieb nicht gearbeitet wird. Teilweise wird in den Arbeitsverträgen auch auf Arbeitstage Bezug genommen, so dass sich der Urlaubsanspruch entsprechend verlängert. Vereinbarungen, die den gesetzlichen Mindesturlaub unterschreiten, sind nichtig. Neue Mitarbeiter haben jedoch nicht sofort ab dem ersten Tag des Arbeitsverhältnisses einen vollen Urlaubsanspruch. Voraussetzung dafür ist die Erfüllung der „Wartezeit“: Das Arbeitsverhältnis muss mindestens sechs Monate bestanden haben. Vorher besteht lediglich ein Teilurlaubsanspruch.

Sie können in Ihren Arbeitsverträgen andere Regelungen treffen, jedoch nur zu Gunsten des Arbeitnehmers. Für Tarifverträge gelten andere Regeln. Maßgebend für die Beurteilung des Urlaubsanspruchs ist mit wenigen Ausnahmen das Kalenderjahr, also der Zeitraum vom 1.1. eines jeden Jahres bis zum 31.12. desselben Jahres. Jeder Arbeitnehmer kann nur einmal im Jahr den gesetzlichen Mindesturlaub verlangen. Ein Wechsel des Arbeitgebers ändert hieran nichts. Stellen Sie z. B am 1.8. einen Mitarbeiter ein, so hat dieser unter Umständen schon Urlaub von seinem vorherigen Arbeitgeber erhalten. Der neue Mitarbeiter erwirbt aber in seinem neuen Arbeitsverhältnis bei Ihnen in der Zeit vom 1.8. bis 31.12. ebenfalls einen Urlaubsanspruch. Damit es nicht zu Doppelansprüchen kommt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, gemäß § 6 BUrlG eine Urlaubsbescheinigung hinsichtlich des gewährten Urlaubs bzw. des abgegoltenen Urlaubs auszustellen. Diese sollten Sie sich vorlegen lassen.

Gesetz sieht „Kurzurlaub“ nicht vor

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass ein Erholungswert des Urlaubs nur dann garantiert ist, wenn er zusammenhängend gewährt wird, in Ausnahmen mindestens aber zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfasst. Das entspricht nicht immer den Interessen der Mitarbeiter, die zunehmend Kurzurlaube einlegen wollen. Aus diesem Grund wird häufig gegen § 7 Absatz 2 BUrlG verstoßen. Selbstverständlich wollen Sie Ihren Mitarbeitern die Urlaubswünsche erfüllen. Hierzu sollten Sie aber wissen, dass diese Art der Urlaubsgewährung nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Nur in Sonderfällen kann der Urlaub nicht zusammenhängend gewährt werden, z. B., wenn dringende betriebliche Interessen entgegenstehen oder bei Gründen, die in der Person des Arbeitnehmers zu suchen sind.

Der Wunsch Ihres Mitarbeiters nach einem Kurzurlaub fällt aber weder in die eine noch in die andere Kategorie. Die Gewährung des Mindesturlaubs entgegen der gesetzlichen Regelung hat zur Folge, dass der Urlaub nicht ordnungsgemäß erteilt worden ist und damit eine Erfüllung des Urlaubsanspruchs nicht vorliegt. Ihr Mitarbeiter könnte den Urlaub nochmals verlangen. Eine Vereinbarung mit Ihrem Mitarbeiter darüber, dass auch die Gewährung kürzerer Zeiträume als Erfüllung des Urlaubsanspruchs anzusehen ist oder das Abbedingen der Regelung des § 7 Absatz 2, Satz 2 BGB kann dies unter Umständen verhindern. Das ist aber nicht einhellige Meinung, ein Restrisiko bleibt also. Die Gewährung von halben Urlaubstagen oder einzelner Tage stellt nach allen Meinungen trotz Vereinbarung keine Erfüllung des Urlaubanspruchs dar.

Zeitpunkt des Urlaubs

Eine für jeden Arbeitgeber wesentliche Frage ist die nach dem Zeitpunkt des Urlaubs seiner Arbeitnehmer. § 7 Absatz 1 BUrlG bestimmt, dass die zeitliche Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen soll. Dringende betriebliche Belange hingegen können dem Urlaubswunsch des Mitarbeiters insgesamt entgegenstehen. Diese liegen vor, wenn durch den Urlaub des Arbeitnehmers Störungen im Betriebsablauf auftreten würden, die durch eine Personalvorhaltung, wie sie für Urlaubszeiten notwendig ist, nicht beseitigt werden kann. Manche Arbeitgeber stellen Überlegungen hinsichtlich eines Betriebsurlaubes an. Die Notwendigkeit dazu könnte dadurch bestehen, weil z. B. ein wichtiger Zulieferbetrieb seine Produktion in einem bestimmten Zeitraum einstellt und Ihr Betrieb diesen Ausfall durch anderweitige Arbeiten nicht überbrücken kann. Dringende betriebliche Belange für einen Betriebsurlaub könnten vorliegen und so dem Urlaubswunsch des Mitarbeiters entgegenstehen. Eine weitere Einschränkung in der Urlaubsplanung müssen Arbeitnehmer durch die vorrangig zu berücksichtigenden Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter hinnehmen, z. B., wenn ein Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern nur während der Schulferien Urlaub nehmen kann. Wer nicht an die Ferien gebunden ist, muss zurückstehen.

Selbstbeurlaubung ist verboten

Was aber, wenn Ihr Mitarbeiter diese Einschränkung nicht hinnehmen will und sich selbst beurlaubt? Grundsätzlich ist eine Selbstbeurlaubung nicht möglich, auch dann nicht, wenn Resturlaub zu verfallen droht oder das Arbeitsverhältnis endet. Eine Selbstbeurlaubung ist auch ausgeschlossen, wenn Ihr Mitarbeiter während des Urlaubs erkrankt und den nicht verbrauchten Urlaub im Anschluss an die Genesung nehmen will. Für die ordnungsgemäße Erteilung von Urlaub ist stets eine Freistellungserklärung von Ihnen notwendig. Nach einer Selbstbeurlaubung können Sie unterschiedliche Maßnahmen ergreifen. Zunächst stellt die Selbstbeurlaubung eine Vertragsverletzung in Form einer beharrlichen Arbeitsverweigerung dar, die die Vergütungspflicht entfallen lässt. Für diese Zeit müssen Sie keinen Lohn zahlen.

Häufig wird die Zeit der Selbstbeurlaubung auf einen noch bestehenden Urlaubsanspruch nachträglich angerechnet. Das ist rechtlich aber nicht möglich, so dass der Urlaubsanspruch nicht verfällt. Die Gewährung von Urlaub bezieht sich nämlich immer auf einen in der Zukunft liegenden Zeitraum. Die Selbstbeurlaubung kann, muss aber nicht den Ausspruch einer Kündigung rechtfertigen. Ist Ihr Mitarbeiter schon lange im Betrieb tätig und hat bisher beanstandungsfrei seine Arbeit verrichtet, kann schon eine Abmahnung reichen. Zumindest dann, wenn Sie davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer nicht nochmals die Vertragsverletzung begehen wird. Anders kann es aussehen, wenn Ihr Mitarbeiter auf Urlaubserteilung besteht und Sie ihn eindringlich auf die Konsequenzen einer Selbstbeurlaubung hinweisen. Beurlaubt sich der Mitarbeiter davon dann unbeeindruckt selbst, könnte eine (fristlose) Kündigung gerechtfertigt sein.

Freistellungsgrund immer angeben

Der Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter wird nur dadurch erfüllt, indem Sie ausdrücklich Urlaub erteilen. Es kann z. B. sein, dass Ihr Mitarbeiter Erholungsund Bildungsurlaub in Anspruch nehmen will. Stellen Sie dann nicht hinreichend klar, dass die Freistellung wegen des Erholungsurlaubs erfolgt, liegt keine Erfüllungshandlung vor; der Anspruch auf den Mindesturlaub besteht nach wie vor. Sie sollten daher immer darauf achten, den genauen Grund der Freistellung anzugeben. Haben Sie den Urlaub einmal gewährt, sind Sie hieran gebunden. Das heißt konkret, dass Sie die Freistellungserklärung nicht mehr einseitig zurücknehmen und die Arbeitspflicht Ihres Mitarbeiters wiederherstellen können. Sie können auch keinen Urlaub unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs erteilen, da dies keine Erfüllung des Anspruchs darstellt.

Quelle: Lohn Praxis • Nr. 4 • april 2011

Melde dich jetzt zum HRM Newsletter an