Stellenbeschreibungen – ein wichtiges Recruiting-Tool

Die Stellenbeschreibung stellt ein wesentliches Werkzeug jedes professionellen Recruitings dar. Sie findet sich als prägnanter Text innerhalb einer Stellenausschreibung wieder und enthält eine Vielzahl wichtiger Inhalte, der zu besetzenden Stelle.

Bedeutung und Inhalt

Grundsätzlich sollte sie wenigstens folgende Punkte abdecken:

• Die Bezeichnung der Stelle und Abteilung
• Arbeitsziele
• Arbeitsinhalte, Aufgaben und Pflichten
• Kompetenzen
• Verantwortungen und Befugnisse
• Verknüpfungen mit und zu anderen Stellen innerhalb des Unternehmens

Ziel der Stellenbeschreibung ist es, dem potentiellen Bewerber einen möglichst genauen Eindruck auf die Stelle zu vermitteln, auf die er sich bewirbt. So bringt sie sowohl für den Bewerber als auch für das Unternehmen Vor- und Nachteile mit sich. Während der Bewerber alle relevanten Informationen über seinen Job erhält, schafft sich das Unternehmen nicht nur ein willkommenes Hilfsmittel zur zukünftigen Arbeitsbewertung, sondern auch einen Weg neue Mitarbeiter effektiv einzuarbeiten und in das vorhandene Team zu integrieren. Wichtig und unerlässlich ist dafür allerdings, dass das Unternehmen die Beschreibung der ausgeschriebenen Stelle als das transparente Werkzeug versteht, als das sie gedacht ist. Nur wenn das Unternehmen ehrlich, klar formuliert und unmissverständlich darlegt, was von der neuen Stelle erwartet wird, kann das volle Potential der Beschreibung genutzt werden. Hierzu empfiehlt es sich, alle näher betroffenen Personen des Unternehmens in die Erstellung zu integrieren. Wo es Vorteile gibt, werden sich auch Nachteile finden. So bringt die Erstellung einer solchen Beschreibung nicht nur einen relativ hohen Zeit- und Organisationsaufwand mit sich, sondern ist auch mit einem nicht zu vernachlässigenden Aufwand zur fortlaufenden Pflege der Stellenbeschreibung verbunden. Eine zu strikt gefasste oder falsch verstandene Stellenbeschreibung kann außerdem ein Hindernis in Bezug auf die Weiterentwicklung des neuen Mitarbeiters sein, wenn dieser sich zu sehr auf die niedergeschriebenen Tätigkeiten fixiert. Als Werkzeug der Unternehmensorganisation unterstützt sie zwar bei Personalplanung und der Ermittlung des Personals, hier fördert sie allerdings unter Umständen auch ein Bereichsdenken.

Als Teil des Arbeitsvertrages

Gesetzlich ist eine Tätigkeitsbeschreibung immer verbindlicher Teil eines jeden Arbeitsvertrages. Um sich die Arbeit in diesem Punkt zu erleichtern, bietet es sich an, die Tätigkeitsbeschreibung des Arbeitsvertrages redundant zu der Stellenbeschreibung zu verfassen. Sie kann und sollte außerdem im Rahmen des Vorstellungsgespräches, definitiv aber vor Vertragsunterzeichnung, zwischen Unternehmen und Bewerber besprochen werden. So lassen sich Fragen, Probleme und Wünsche ermitteln und klären, bevor weiterreichender Konsequenzen drohen. Letztlich enthält der Arbeitsvertrag alle für beide Seiten verpflichtende Absprachen zum Arbeitsverhältnis und sollte nicht leichtsinnig überflogen, sondern genau gelesen werden.

Als Teil der Unternehmensorganisation

Außerhalb des Recruitings kann die Beschreibung der im Unternehmen existenten Stellen angewendet werden, um die innerbetrieblichen Abläufe zu stärken, ein angespanntes Team zu entlasten oder Umsätze zu steigern. Es kann sich also durchaus lohnen, sie nicht nur für neu zu besetzende Stellen anzulegen. Sich einmal vor Augen zu führen wer im Unternehmen wofür verantwortlich ist, wo Kompetenzen, Fähigkeiten und Motivationen verborgen liegen und wo es vielleicht ungeahnte Überschneidungen gibt, kann wichtige Erkenntnisse bringen und eine Umstrukturierung erleichtern. Das kann dabei helfen Klarheit in die Personalplanung zu bringen und zielgerichtet neues Personal einzustellen. Es kann aber auch dabei helfen, existentes Personal effektiv einzusetzen oder weiterzubilden um dann vielleicht sogar die Kosten für weitere Stellen einzusparen. Die Stellenbeschreibung kann dabei helfen Arbeitsabläufe sinnvoller zu gestalten und eine Grundlage schaffen, auf der das Wachstum der Mitarbeiter gemessen und bewertet werden kann. So nimmt eine solche Beschreibung nicht zuletzt eine nützliche Kontrollfunktion ein, die auch dem Mitarbeiter selbst zu Gute kommen kann. Das Unternehmen kann seinen Mitarbeitern direkt ein Werkzeug an die Hand geben, dass auch in der Planung der persönlichen Weiterentwicklung Anwendung findet und dem Mitarbeiter dabei hilft, persönliche Ziele zu entwickeln und zu formulieren.

Gültigkeit

In der Regel nimmt der Anteil planbarer Aufgaben ab, je höher die Stelle innerhalb der Unternehmensorganisation angeordnet ist bzw. je höher die benötigte Qualifikation ausfällt. Hier wird dann ein geringeres Augenmerk auf die Tätigkeiten gelegt und der Fokus in Richtung der Arbeitsziele verlagert. Gleichwohl nimmt der Anteil der detailliert beschriebenen Tätigkeiten zu, je enger die Stelle an Routinearbeiten geknüpft ist. Darüber hinaus kann eine einmal verfasste Stellenbeschreibung in den allermeisten Fällen nicht endlos gültig sein. Stellenbeschreibungen erfordern eine konstante Überarbeitung und Aktualisierung in die idealerweise jeder betroffene Mitarbeiter eingebunden wird. Nur so kann effektiv abgebildet werden, sie auch ein nachhaltig hilfreiches Werkzeug für das Recruiting und das Unternehmen bleiben. Mehr zum Thema lesen Sie hier. Quellen: https://karrierebibel.de/ https://www.sage.com/de-de/blog/lexikon/ https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/ https://de.wikipedia.org/wiki/