In den letzten Jahren hat das Homeoffice in der modernen Arbeitswelt eine immer größere Rolle eingenommen. Insbesondere seit Beginn der Coronakrise im Jahr 2020 konnten viele Betriebe nur mittels Homeoffice aufrechterhalten werden. Vor allem neue Schwerpunkte beim Arbeitsschutzgesetz mussten bezüglich der immer bedeutend werdenden Arbeitsform angepasst werden. Neben der Arbeitsplatzgestaltung und der ergonomischen Bildschirmgestaltung, ist die psychische Belastung aufgrund von Homeoffice nicht außer Acht zu lassen.
Häufig wird Homeoffice synonym zu den Begriffen Mobile Working und Telearbeit verwendet. Eine gesetzliche Definition für Homeoffice gibt es in Deutschland bisher nicht, grundsätzlich muss jedoch zwischen den verschiedenen Begriffen unterschieden werden:
Homeoffice
Beschäftige können bei dieser Arbeitsform entweder den vollen Arbeitsumfang oder einen Teil ihres Arbeitspensums in den eigenen vier Wänden erledigen. Die Arbeitsform kann Vollzeit, alternierend oder mobile sein. Für das Homeoffice müssen sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen eine gemeinsame Einigung finden.
Telearbeit
Im Gegensatz zum Homeoffice finden sämtliche Arbeitstätigkeiten außerhalb des Büros statt. Die Arbeit kann entweder in den eigenen vier Wänden oder von unterwegs aus durchgeführt werden. Die Kommunikation mit den Kolleg*innen via Chat oder Telefon bleibt erhalten. Die Arbeitsform wird in Teilheimarbeit, alternierende Telearbeit oder mobile Telearbeit unterschieden. Arbeitnehmer*innen haben kein Recht auf Telearbeit. Ob dieser Form der Arbeit zugestimmt wird, obliegt den Arbeitgeber*innen.
Mobile Arbeit: Im Gegensatz zum Homeoffice gestaltet sich diese Arbeit ortsunabhängig. Die Mitarbeiter*Innen haben keinen festen Arbeitsplatz. Die Leistung wird ohne Vorgabe des Arbeitsplatzes erbracht.
Mobile Arbeit
Unter mobiler Arbeit versteht man ein ortsunabhängiges Arbeitsmodell. Arbeitnehmer*innen werden mit Laptop, Smartphone oder Tablet ausgestattet und können nicht nur vom heimischen Büro, sondern auch im Café oder einem Co-Working-Space arbeiten. Während die Arbeitsstättenverordnung bei diesem Konstrukt nicht greift, behalten arbeitsschutzrechtliche Vorgaben jedoch ihre Gültigkeit.
Was bedeutet also Homeoffice?
Beschäftige können bei dieser Arbeitsform entweder den vollen Arbeitsumfang oder einen Teil ihres Arbeitspensums in den eigenen vier Wänden erledigen. Es handelt sich grundsätzlich um eine flexible Arbeitsform, wobei viele Arbeitgeber*innen mittels Zeiterfassung über das System für eine Kontrolle der Arbeitsleistung und der Arbeitsstunden sorgen. Die Arbeit wird in der Wohnung der Arbeitnehmer*innen durchgeführt. Der Arbeitsplatz ist hierbei festgelegt.
Damit Homeoffice in vollem Umfang durchgeführt werden kann, müssen den Mitarbeiter*Innen die erforderlichen Informations- und Kommunikationstechnologien zur Verfügung gestellt werden. Hierfür haben die Arbeitgeber*innen zu sorgen.
Das Arbeitsschutzgesetz kommt auch beim Homeoffice zu tragen. Die arbeitsstättenbezogenen Arbeitsvorschriften finden beim Homeoffice keine Gültigkeit, da der Arbeitsplatz außerhalb des Geltungsbereiches, in den eigenen vier Wänden liegt. Arbeitsruhe (diese beträgt 11 Stunden), Arbeitszeiten und Mutterschutz finden beim Homeoffice ebenfalls ihre Berücksichtigung.
Wichtig: Weder Arbeitgeber*innen noch die Gewerbeaufsicht haben eine Zutrittsberechtigung in die Wohnung der Mitarbeiter*innen. Nur durch eindrückliche Zustimmung seitens der Mitarbeiter*innen ist der Zutritt erlaubt. Die Arbeitsstättenverordnung sieht zudem vor, dass Arbeitgeber*innen für die Ausstattung für das Homeoffice zuständig sind, sobald diese Arbeitsform mit den Mitarbeiter*innen vereinbart wurde. Sobald Homeoffice angetreten wird, gelten für diese Arbeitsform die gleichen Vorschriften in Bezug auf Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit, wie bei anderen Arbeitsplätzen auch.
Regelungen im Arbeitsvertrag bei Homeoffice
Sobald die Arbeitszeiten beim Homeoffice zwischen Mitarbeiter*in und Arbeitgeber*in festgelegt wurden, sollten die hierfür geltenden Rahmenbedingungen schriftlich festgelegt werden. Zusatzvereinbarungen sind jederzeit möglich. Geregelt werden meist die Ausstattung des Arbeitsplatzes, die Dokumentationspflicht bezüglich der Arbeitszeit, und der Datenschutz.
Steuerliche Regelung bei Homeoffice
Die Arbeit findet in der Regel in einem Zimmer in der Wohnung statt. Der Aufwand, der durch die Arbeit entsteht, kann steuerlich geltend gemacht werden. Hierfür müssen allerdings einige Kriterien erfüllt werden. Das häusliche Arbeitszimmer muss mit dem Wohnraum in Verbindung stehen, und darf sich nicht außerhalb des Wohnbereiches befinden. Die Kosten, die durch das Homeoffice entstehen, können bei den Betriebsausgaben abgesetzt werden. Allerdings ist das nur dann erlaubt, wenn das Zimmer ausschließlich für das Homeoffice und nicht für den privaten Bereich genutzt wird. Trifft diese für das Arbeitszimmer zu, können anteilig bei der Steuer Miete, Gas und Strom, Schuldenzinsen für einen Kredit, Renovierungskosten, Gebäudekosten rückerstattet werden. Auch die Ausstattung des Zimmers kann steuerlich abgesetzt werden.
Wann wird Homeoffice steuerlich absetzbar?
In welcher Höhe das Arbeitszimmer bei Homeoffice von der Steuer abgesetzt werden kann, ist nach der zeitlichen Nutzung des Raumes bestimmt. Wird das Arbeitszimmer fünf Tage pro Woche genutzt, da kein anderer Arbeitsraum zur Verfügung steht, können die Aufwendungen in vollem Umfang steuerlich geltend gemacht werden. Das Gleiche gilt auch, wenn Homeoffice lediglich an drei Tagen pro Woche in den eigenen Räumlichkeiten durchgeführt wird. Anders gestaltet sich der Umstand bei einem Homeoffice-Einsatz von zwei Tagen pro Woche. Dann kann ein Höchstbetrag von 1250 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings ist diese Option nur möglich, wenn Arbeitgeber*innen den Mitarbeiter*Innen untersagen im Büro zu arbeiten.
Tipps für Mitarbeiter*innen im Homeoffice
Für viele Mitarbeiter*innen ist die Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice nicht so einfach, wie es scheint. Das Arbeiten außerhalb des Büros und des Teams kann zu Beginn zu Herausforderungen führen, mit denen nicht gerechnet wurde. Die Arbeitszeiten und die Vereinbarungen mit den Arbeitgeber*innen sollten klar definiert werden. Der regelmäßige fachliche Austausch mit anderen Kolleg*innen und der Führungsebene ist im Homeoffice unerlässlich und sollte auch eingefordert werden. Die Arbeitsbedingungen in den eigenen vier Wänden können eine Herausforderung darstellen. Ruhe während der Arbeitszeit ist wichtig, so dass sich Personen im gemeinsamen Haushalt ebenfalls an Regeln halten müssen. Neue Routinen und Strukturen sind beim Homeoffice unerlässlich. Die Balance zwischen Arbeitszeit und Privatleben sollte erhalten bleiben.
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