Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis fungiert keineswegs lediglich als Bewertung ehemaliger Mitarbeitenden. Diese besondere Urkunde erfüllt einen wenig wahrgenommenen und unterschätzten Zweck: Sie repräsentiert auch Ihr Unternehmen nach außen. Deshalb sollten Sie bei der Formulierung auf sämtliche Feinheiten achten. Daneben existieren rechtliche Aspekte, die Sie ebenso berücksichtigen sollten.

Das Gesetz besagt, dass in Deutschland alle Arbeitnehmenden einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben. § 109 der Gewerbeordnung belegt diesen Sachverhalt. § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs wiederum erfordert eine klare und verständliche Formulierung des Arbeitszeugnisses. Zudem weist er darauf hin, dass die Urkunde keineswegs in elektronischer Form zugestellt werden darf. Lediglich ein Versand über den Postweg ist gestattet.

Wie sieht der Inhalt eines qualifizierten Arbeitszeugnisses aus?

Neben der Dauer und der Art der Beschäftigung beinhaltet das qualifizierte Arbeitszeugnis auch eine Benotung der Arbeitsleistung sowie eine Beurteilung des Verhaltens der Arbeitnehmenden. Allerdings sind noch weitere Feinheiten wichtig. Diese gehören ebenso zum Inhalt eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:

  • Die Überschrift enthält die Bezeichnung des Zeugnisses.
  • Name und Vorname der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers.
  • Bei verheirateten Frauen ist der Geburtsname in Klammern genannt.
  • Das Geburtsdatum darf auf keinen Fall fehlen.
  • Der Beruf und die akademischen Titel sind aufgeführt.
  • Die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie der Beginn- und Austrittszeitpunkt sind am Anfang zu nennen.
  • Die Bezeichnung der Tätigkeit steht in einem qualifizierten Arbeitszeugnis.

Neben den genannten Punkten gehört auch eine Beurteilung über das Fachwissen, Fachkönnen und Belastbarkeit in die Urkunde. Die drei genannten Punkte fassen Sie jedoch nicht nur in Worte. Stattdessen bewerten Sie als PersonalerIn die Leistung des Arbeitnehmenden. Als Bewertungsskala nutzen Sie das Notensystem der Schule. Allerdings weichen Sie auf Begriffe, welche die Adverbien sehr gut, gut, befriedigend, ausreichend, mangelhaft umschreiben, aus.

Die verborgene Aussagekraft der Beurteilung

Ehe Sie Ihre ehemaligen Arbeitnehmenden beurteilen, reisen Sie gedanklich in die Schulzeit. Was hat damals Ihre Leistung bestimmt? Das Zeugnis, welches der Lehrer schrieb. War da nicht noch etwas? Genau: Noten. Sie spielten damals eine wichtige Rolle. Denn Ihre Noten waren der Schlüssel zum Erfolg. Diese besonderen Zahlen entschieden darüber, ob Sie versetzt werden – oder nicht. Bei den Abschlussprüfungen wiederum waren Sie die Eintrittskarte für Ihre auserwählte Hochschule oder Ihren gewünschten Ausbildungsbetrieb.

Demzufolge spielen auch beim qualifizierten Arbeitszeugnis die Noten, welche Sie vergeben, eine essenzielle Rolle: insbesondere für die Mitarbeitenden. Die von Ihnen gewählte Beurteilung fungiert nicht nur als Stempel für die erbrachte Leistung, sondern auch als Eintrittskarte in ein anderes Unternehmen. Bleiben Sie deshalb bei der Bewertung objektiv. Lassen Sie keine Emotionen in die Urkunde einfließen. Auch wenn es Ihnen wehtut,  sehr gute und wertvolle Mitarbeitende zu “verlieren”, sollten Sie stets höchste Vorsicht walten lassen. Behalten Sie im Hinterkopf die Information, dass Sie mit einem qualifizierten Arbeitszeugnis auch Ihr Unternehmen nach außen repräsentieren.

Die Macht des Wortes Zufriedenheit

Als Personalmanager wissen Sie, welches magische Wörtchen sofort ins Auge sticht: Zufriedenheit. Allerdings steht es keineswegs zwangsläufig allein. Denn die Zufriedenheit enthält im Idealfall Begleiter wie die Begriffe “stets” und “vollen” oder “vollsten”. Sofern Sie die Auffassung vertreten, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer seine Tätigkeit sehr gut ausführte, verpacken Sie das in die Floskel: Frau oder Herr Mustermann erledigten ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.

Für den Fall, dass die Leistungen der Note gut entsprachen, verwenden Sie die Begriffe stets zu unserer vollen Zufriedenheit. Waren die Ergebnisse hingegen lediglich befriedigend oder gar ausreichend, reichen die Beschreibungen: zu unserer vollen Zufriedenheit sowie zu unserer Zufriedenheit.

Hat die bzw. der Angestellte wirklich nichts auf die Reihe gebracht, haben Sie das Recht die Beurteilung mit den Floskeln “im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit” oder mit dem Satz “Er bzw. Sie hat sich bemüht” zu schmücken. Doch mit dieser Beurteilung sollten Sie sparsam umgehen. Denn Arbeitnehmer dürfen gegen ein qualifiziertes Zeugnis, welches ihrer weiteren Berufslaufbahn schadet, klagen.

Die aussagekräftige Abschlussformulierung

Mit der Abschlussformulierung halten Sie schriftlich fest, ob die Person das Unternehmen auf eigenen Wunsch oder aufgrund einer betriebsbedingten Kündigung verlässt. Überlegen Sie sich zudem genau, wie Sie Ihre Wünsche formulieren. Als neutral gilt der Satz: “Wir wünschen ihm bzw. ihr für die Zukunft alles Gute.

Mit der Aussage “Unsere besten Wünsche begleiten ihn” entwerten Sie das qualifizierte Arbeitszeugnis. Auch der Satz “Wir wünschen ihm für die Zukunft viel Erfolg” bedeutet, dass der Arbeitnehmer bei ihnen keinen Erfolg hatte.

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