Mit Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte soll die elektronische, papierlose Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber, Finanzamt und Meldebehörden vereinfacht und beschleunigt werden. Streng genommen ist das ELStAM-Verfahren mit Anwendung der Übergangsregelungen für die Lohnsteuerkarte 2010 für das Jahr 2011 bereits zum 1.1.2011 in Kraft getreten.
Zuständigkeit für ELStAM-Daten
Weil künftig allein die Finanzämter für die Änderungen der Lohnsteuerkarten zuständig sind, bleibt Ihren Arbeitnehmern künftig der Weg zu den jeweiligen Meldebehörden erspart. Die Stadtoder Gemeindeverwaltungen sind künftig nur noch für rein melderechtliche Änderungen zuständig. Bislang erhielten Ihre Arbeitnehmer regelmäßig zum Jahresende eine papiergebundene Lohnsteuerkarte. Diese Lohnsteuerkarte enthielt die persönlichen Besteuerungsgrundlagen Ihrer Arbeitnehmer, die Ihnen der Arbeitnehmer eingereicht hat, damit dieser die Lohnsteuereinbehaltung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen kann.
Künftig werden die persönlichen Besteuerungsgrundlagen, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich sind, nicht mehr auf einer papiergebundenen Lohnsteuerkarte mitgeteilt. Als Arbeitgeber sind Sie künftig dazu verpflichtet, diese persönlichen Besteuerungsgrundlagen, die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM), von einer Datenbank beim Bundeszentralamt fur Steuern abzurufen. Hierbei handelt es sich um folgende Daten:
- Steuerklasse
- Faktor (Faktorverfahren bei Steuerklasse IV)
- Kirchensteuermerkmal
- Kirchensteuermerkmal des Ehegatten
- Zahl der Kinderfreibetrage und evtl.
- persönliche Frei- und Hinzurechnungsbetrage.
Mit der elektronische Lohnsteuerkarte soll das Prozedere erheblich vereinfacht und an die technischen Möglichkeiten angepasst werden. Wenn ein Arbeitnehmer sich beispielsweise einen Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen mochte, braucht er nicht mehr wie bisher die Lohnsteuerkarte von seinem Arbeitgeber anzufordern und bei seinem Wohnsitzfinanzamt einzureichen. Künftig stellt der Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag bei seinem Wohnsitzfinanzamt, das die geänderten Besteuerungsgrundlagen an die ELStAM-Datenbank übermittelt. Der Arbeitgeber ruft diese Daten dann ab und legt sie seiner Lohn- und Gehaltsabrechnung zugrunde.
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Mitteilung
Im Vorfeld der ELStAM-Einführung erhalten alle unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer im Herbst 2011 im Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch das jeweilige Wohnsitzfinanzamt eine Mitteilung über die gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale. Jeder Arbeitnehmer hat darüber hinaus die Möglichkeit, seine Daten über das Elster-Online-Portal einzusehen. Während bislang für jedes neue Kalenderjahr eine neue Lohnsteuerkarte bereitgestellt wurde, werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale künftig nur noch dann mitgeteilt, wenn sich Veränderungen ergeben. Wenn Sie als Arbeitgeber hierüber informiert werden, müssen Sie die neuen Daten unverzüglich abrufen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen Sie nur die Daten derjenigen Arbeitnehmer abrufen, die in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis zu Ihnen stehen. Zur Authentifizierung benötigen Sie
> den Namen des Arbeitnehmers,
> sein Geburtsdatum und die
> Steueridentifikationsnummer.
Mitteilung der StId-Nr.
Ihre Arbeitnehmer sind dazu verpflichtet, Ihnen diese Steueridentifikationsnummer mitzuteilen. Wenn Ihnen die Steueridentifikationsnummer nicht vorliegt, können Sie entsprechend keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen. In diesem Fall müssen Sie grundsätzlich die Steuerklasse VI zugrundelegen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer sich weigert, Ihnen seine Steueridentifikationsnummer mitzuteilen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen sind Sie als Arbeitgeber nicht berechtigt, die Steueridentifikationsnummer Ihres Arbeitnehmers bei dessen Wohnsitzfinanzamt zu erfragen. Auch eine Online-Abfrage der Steueridentifikationsnummer durch den Arbeitgeber ist nicht möglich. Der Arbeitnehmer kann eine evtl. verlorengegangene Steueridentifikationsnummer bei seinem Wohnsitzfinanzamt bzw. beim Bundeszentralamt für Steuern erfragen. Wenn Ihrem Arbeitnehmer bislang noch keine Steueridentifikationsnummer zugeteilt worden ist, kann dieser vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung erhalten.
Anmeldung
Um am ELStAM-Verfahren teilnehmen zu können, müssen Sie Ihre Arbeitnehmer zunächst bei der ELStAM-Datenbank unter Verwendung des Namens, des Geburtsdatums und der Steueridentifikationsnummer anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie die ELStAM-Daten abrufen. Wenn das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Arbeitnehmer endet, müssen Sie Ihren Arbeitnehmer entsprechend abmelden. Eine automatische Abmeldung erfolgt nicht. Nach diesem Zeitpunkt sind Sie nicht mehr befugt, die ELStAM-Daten abzurufen. Als Arbeitgeber sind Sie nicht dazu verpflichtet, die Richtigkeit der abgerufenen Arbeitnehmerdaten zu überprüfen. Soweit die Daten unzutreffend sind, dürfen Sie keine eigenmächtige Korrektur vornehmen. Unzutreffende Daten dürfen ausschließlich auf Antrag des Arbeitnehmers vom zuständigen Wohnsitzfinanzamt geändert werden.
Haupt- und Nebenarbeitgeber
Die ELStAM-Datenbank unterscheidet zwischen einem Hauptarbeitgeber und – bei einem weiteren Beschäftigungsverhältnis – dem Nebenarbeitgeber. Der Hauptarbeitgeber hat grundsätzlich Zugriff auf alle relevanten Daten und kann daher die jeweilige familiengerechte Steuerklasse anwenden. Der Nebenarbeitgeber hat nur einen beschränkten Datenzugriff und kann für den Lohnsteuerabzug ausschließlich die Lohnsteuerklasse VI zugrunde legen. Wenn Sie bei einem Arbeitgeberwechsel einen neuen Arbeitnehmer anmelden, werden Sie automatisch Hauptarbeitgeber, während der bisherige Arbeitgeber als Nebenarbeitgeber eingestuft wird. In diesem Zusammenhang können Sie die Anmeldung eines neuen Arbeitnehmers auch dann durchführen, wenn der bisherige Arbeitgeber den Arbeitnehmer noch nicht abgemeldet hat. Die ELStAM-Daten werden ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt. Vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses können Sie keine Daten abrufen.
Lohnnachzahlungen
Wenn Sie als bisheriger Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch Lohnzahlungen leisten, müssen Sie differenzieren, ob es sich um nachträgliche Zahlungen von laufendem Arbeitslohn oder um sonstige Bezüge handelt. Handelt es sich um eine Lohnkorrektur für einen abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum, sind die Lohnsteuerabzugsmerkmale für diesen Monat zugrundezulegen. Handelt es sich hingegen um nachträglich gewährte sonstige Bezüge, sind die Lohnsteuerabzugsmerkmale des aktuellen Lohnzahlungszeitraums zugrundezulegen.
Quelle: LohnPraxis – Nr. 10 – Oktober 2011
