Vor dieser Herausforderung stand auch die Paul Hartmann AG. Der internationale Anbieter von Medizin-Hygieneprodukten mit Hauptsitz in Heidenheim, Deutschland, und 25 weiteren Standorten weltweit, darunter Neuhausen in der Schweiz, liefert professionelle Systemlösungen zur Wundbehandlung, Inkontinenzhygiene und Infektionsprophylaxe. Dieser medizinische Bereich entwickelt sich schnell weiter. Der Schulungsbedarf ist auf ganz unterschiedlichen Ebenen groß, intern sowie bei den Kunden. Das Unternehmen schult seine Kunden in eigenen Akademien und bietet Inhouse-Seminare an. Außerdem stehen Informationen zum Download sowie Schulungs-CDs zur Verfügung.

three men using MacBooks
Foto von Austin Distel

Um für die Zukunft gerüstet zu sein, sollten nun alle Wissensinhalte und Dokumentationen auf einer zentralen Plattform abgelegt werden, die zugleich ein einheitliches Schulungsumfeld bietet. Die Lösung für das Unternehmen: eine zentrale E-Learning-Plattform für alle Standorte, die zugleich als unternehmensweite Wissensmanagementplattform genutzt werden kann.

Bedarf der Nutzer bestimmt Struktur 

Die wichtigste Maßgabe für den Aufbau des Portals: Die zukünftigen Benutzer und ihr Bedarf stehen an erster Stelle, die Technik ist das Mittel zum Zweck. Mitarbeiter sollten jederzeit auf Schulungen zugreifen können, ohne großen Zeitaufwand und ergänzend zum Standardschulungsprogramm. Auch neue Mitarbeiter sollten damit schnell und einfach eingearbeitet werden können.

Da es mit der TT Knowlegde Force der Heidelberger TTS GmbH bereits eine bewährte interne Lösung gab, entschloss man sich, diese zur unternehmensweiten Wissensmanagementplattform auszubauen und an das Corporate Design von Hartmann anzupassen.

Eine der Hauptanforderungen an die Plattform-Technologie war, professionelle Systemlösungen für das SAP ERP Umfeld, das Hardware-Umfeld, das Windows-Umfeld und für „Nicht IT- Themen“ bereitzustellen. Unter „Nicht IT-Themen“ fallen beispielsweise Schulungsprogramme für Krankenschwestern, die von der Marketingabteilung produziert und abteilungsübergreifend bereitgestellt werden. Zudem sollte das Portal in verschiedenen Sprachen und für alle Niederlassungen verfügbar sein und ein Testsystems enthalten.

IT-Portal und Standardportal

Die Hartmann AG hat nun zwei Wissensportale parallel im Einsatz. Auf das Active Directory-gestützte Portal (Active Directory) haben nur IT-interne Mitarbeiter Zugriff. Dort werden alle Lerneinheiten produziert und hinterlegt. Diese können von allen IT-Mitarbeitern gesichtet werden. Im zweiten Wissensportal, dem Standardportal für alle Mitarbeiter, sind die IT-internen Dokumente nicht sichtbar. Um die Mitarbeiter nicht zu überfordern, wurde vorerst nur die Kursansicht freigeschaltet und nicht die umfangreichere Prozessansicht. In der Kursansicht stehen alle Kurse zur Verfügung. Sie wird automatisch geöffnet, wenn ein Mitarbeiter über das Intranet das E-Learning-Portal betritt und Lerneinheiten abrufen möchte. Schulungsthemen sind beispielsweise Windowsanwendungen, Hardwarebeschreibungen für die Firmenhandys oder „Nicht IT-Themen“ wie Compliance und Arbeitssicherheit. Die Kurse sind bestimmten Fachbereichen zugeordnet, können aber ebenso über die Standard-Suchfunktion gefunden werden. Das E-Learning-Portal ist über das Intranet und aus dem SAP-System heraus zu erreichen.

Akzeptanz mit Werbemaßnahmen fördern

Das Unternehmen war sich bewusst, dass der Erfolg der neuen Plattform maßgeblich davon abhängig ist, dass die Mitarbeiter diese auch akzeptieren und das E-Learning-Angebot nutzen. Für das Portal wurde daher unter anderem in der Mitarbeiterzeitschrift „Forum“ geworben und ausführlich über das zukünftige Schulungsprozedere berichtet. Die Zeitschrift berichtete regelmäßig über Neuerungen im E-Learning-Portal, zusätzlich veranstaltete man kurze Einführungsschulungen. Zwei Monate lang war in der hauseigenen Kantine ein E-Learning-Stand aufgebaut, an dem sich alle Mitarbeiter mit dem System vertraut machen konnten, um Berührungsängste zu verlieren. Einen anstehender Release-Wechsel bei Lotus Notes nahm Hartmann zum Anlass für eine Informationsveranstaltung rund um die Lerneinheiten, die es zu diesem Release-Wechsel gab. Jeder Mitarbeiter mit einem PC-Arbeitsplatz war damit so gut wie „gezwungen“, sich mit E-Learning auseinanderzusetzen. Auch die Mitarbeiter am Helpdesk wurden angewiesen, immer wieder auf die entsprechenden Lerneinheiten aufmerksam zu machen, anstatt Fragen direkt zu beantworten.

Heute ist das Schulungsumfeld der Paul Hartmann AG einheitlich strukturiert, die Lösung gilt als Erfolg. Erreicht worden sei das vor allem durch die konsequente Ausrichtung am Bedarf der Nutzer und die Arbeitsteilung zwischen dem Unternehmen als internem Wegbereiter und der TTS GmbH als Dienstleister für Consulting, Autorenschulungen und Erstellung von E-Learning-Inhalten sowie Technik-Lieferant.

www.tt-s.de