Digitale Personalakte: Medium mit großem Mehrwert.

person holding pen writing on paper
Foto von Sarah Shaffer

Eine „elektronische Akte“, in der Dokumente „sicher gelagert“ werden und abrufbar sind, wäre Thomas Fischer und seinem Team zu wenig gewesen. Der Leiter Entgeltabrechnung und HR-ITSysteme bei Motor Presse Stuttgart wollte eine Digitale Personalakte, die vollständig in den Personalmanagement-Workflow integriert ist. Seit 2008 waren die Persis Module Bewerbermanagement und Personalmanager erfolgreich im Einsatz. So entschied er sich für die Nutzung des von Persis angebotenen integrierten Modells der Digitalen Personalakte, in dem erzeugte Dokumente per Pfaddefinition direkt am richtigen Ort abgelegt werden. Denn nur diese „wahre“ Form der Digitalen Personalakte ist Personaldatenbank und Dokumenten-Archiv in einem. Nur sie organisiert parallel Entstehung und Aufruf der Inhalte. Zur Verwaltung der im System generierten Dokumente gesellt sich auch die der gescannten Fremdschriftstücke. Und das in einem unternehmensweit einheitlich definierten Register mit klarer Kategorisierung. Sogar Verträge und Policen müssen nicht mehr im Original aufbewahrt werden. Über rollenbasierte Berechtigungskonzepte kann nun weltweit schnell zugegriffen werden. Der administrative Aufwand ist minimiert, Anfragen werden effizient bearbeitet. Aber auch die Archivierungsqualität konnte deutlich verbessert werden. Einerseits durch eine verbindliche Dokumentenklassifizierung, die Suchzeiten reduziert und Transparenz schafft, aber auch durch einen hohen Sicherheitsstandard. Er verschlüsselt Daten für die Übermittlung, verhindert durch das Vieraugenprinzip versehentliche oder fehlerhafte Löschungen und protokolliert alle Zugriffe und Änderungen.

 

Im Internet:

www.persis.de

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