Die wichtigsten Schritte bei einer Auslandsentsendung

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yellow Volkswagen van on road
Foto von Dino Reichmuth

Schritt 1:

Planung und Festlegung des Handlungsbedarfs/Prüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen

a) Aufenthaltsrecht:

  • Prüfung der aufenthaltsrechtlichen Anforderung (Notwendigkeit eines lokalen Arbeitsvertrages)
  • Die erforderlichen Unterlagen sollten bereits vorbereitet und zusammengetragen werden
  • Die Vorbereitung nimmt in der Regel bereits einige Zeit in Anspruch und benötigt einige Vorlaufzeit

b) Steuer- und Sozialversicherungsrecht:

Die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen und Rahmenbedingungen sollten zwingend geklärt werden. In diesem Zusammenhang sollten folgende Aspekte geklärt werden:

  1. Dauer des Auslandseinsatzes
  2. Aktuelle Position und zukünftige Position im Ausland
  3. Genaue Beschreibung bezüglich der im Ausland ausgeführten Tätigkeit
  4. Besteht zwischen den Gesellschaften bereits eine Vereinbarung zur Kostentragung/Kostenverrechnung? (Intercompany Agreement, Service Agreement et cetera?)
  5. Familienstand des Mitarbeiters (Wird die Mitarbeiterin unter Umständen von ihrer Familie begleitet?)
  6. Bleibt der deutsche Wohnsitz für die Dauer des Auslandsaufenthaltes bestehen oder wird dieser aufgegeben?

c) Arbeitsrecht:

  • Weitergehend sollte geprüft werden, wie der Auslandseinsatz vertraglich gestaltet werden soll:
  • Entsendung im Rahmen des fortbestehenden deutschen Arbeitsvertrages und Ergänzung durch Entsendevereinbarung oder
  • Versetzung im Rahmen eines lokalen US-Arbeitsvertrages und ggf. Ruhendstellung des deutschen Arbeitsvertrages (Ruhensvereinbarung)
  • Achtung: Vor allem spielen in diesem Zusammenhang auch aufenthalts-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte eine entscheidende Rolle
  • Aushandeln der Konditionen, die vor allem auch die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen berücksichtigen müssen (Ausgleich einer Versorgungslücke oder steuerrechtliche Nachteile)

Schritt 2:

Umsetzung des Handlungsbedarfs

  • Auf Grundlage des durch das Prüfungsergebnis ermittelten Handlungsbedarfs
  • Erstellung der entsprechenden Verträge (Die unter Umständen auch für das Visa-Antragsverfahren erforderlich sind)
  • Sozialversicherungsrechtliches und ggf. steuerrechtliches Antragsverfahren

Mit freundlicher Genehmigung von BDAE: Leben und Arbeiten im Ausland Ausgabe 08/2020.

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