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Die Auswahl einer HR-Software kann eine knifflige Aufgabe sein. Von Tools für das Bewerbermanagement über digitale Personalakten bis hin zu einer umfassenden Talent-Datenbank – die richtige HR-Lösung sollte all diese Aspekte abdecken und gleichzeitig den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen. Doch bevor wir in die Welt der HR-Tools eintauchen, möchten wir Ihnen ein paar praktische Tipps geben, die Ihnen dabei helfen, die ideale Software für Ihr Team zu finden.

Die Grundlagen verstehen: Was sollte Ihre HR-Software können?

Bevor Sie sich für eine HR-Software entscheiden, ist es wichtig, genau zu wissen, was Sie brauchen. HR-Softwarelösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, aber nicht alle sind standardmäßig enthalten. Beispielsweise bieten viele Lösungen Tools für das Bewerbermanagement, die den Bewerbungsprozess automatisieren, während einige auch eine umfassende digitale Personalverwaltung unterstützen. Andere können den Pre- und Onboarding-Prozess erleichtern. Aber aufgepasst: Nicht immer ist eine digitale Personalakte im Paket enthalten!

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie zum einen den eigenen Bedarf definieren, zum Beispiel:

o Wie groß ist meine Recruiting-Abteilung?

o Wie viele Personen sind tatsächlich an den Rekrutierungsprozessen beteiligt?

o Wie hoch ist mein Budget?

Und zum anderen eine Liste der wichtigsten Funktionen erstellen, die Ihre HR-Lösung haben muss. Hier sind einige der gebräuchlichsten:

o Recruiting Tools: Diese erleichtern die Suche und Auswahl von Talenten, automatisieren Prozesse und unterstützen das Bewerbertracking.

o Digitale Personalverwaltung: Eine einheitliche Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die ein reibungsloses Onboarding sowie die Verwaltung und Abwicklung von Gehältern und Sozialleistungen ermöglicht.

o Talentdatenbank: Eine zentrale Datenbank, die alle Informationen über aktuelle und potenzielle Mitarbeiter enthält, einschließlich Fähigkeiten, Leistung und Entwicklung.

Stellen Sie sich die Frage: Wie gut sind die Tools in der Lage, diese Kernfunktionen abzudecken?

Letztendlich gibt es viele gute Lösungen. Wählen Sie zwei bis drei Softwarelösungen aus und konzentrieren Sie sich auf diese, um die Prozesse kennen zu lernen.

Das Zusammenspiel der Prozesse: Sie werden sich ändern!

Eines müssen Sie bei der Einführung einer neuen HR-Lösung unbedingt bedenken: Ihre aktuellen HR-Abläufe werden sich wahrscheinlich drastisch verändern – und das ist gut so! Der Sinn einer neuen Software ist es, alte, ineffiziente Arbeitsweisen zu optimieren und Ihnen Zeit und Ressourcen zu sparen.

Hier kommen zwei wichtige Hacks ins Spiel:

Führen Sie eine Anforderungsanalyse durch: Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, müssen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre bestehenden HR-Prozesse und beschreiben Sie diese detailliert. Das hilft Ihnen, die richtige Software auszuwählen, die auch tatsächlich die gewünschten Verbesserungen bringt.

Akzeptieren Sie Veränderungen: Wenn Sie sich für eine HR-Software entscheiden, müssen Sie offen für Veränderungen sein. Lassen Sie sich nicht davon abschrecken, dass digitale Prozesse anders funktionieren als die alten. In der Regel optimieren sie den Arbeitsablauf und führen zu effizienteren Ergebnissen.

Bewerben leicht gemacht: Keep it simple!

Ein weiterer wichtiger Punkt, auf den Sie achten sollten, ist die Benutzerfreundlichkeit der Bewerbungsplattform. Der Link zur Bewerbung sollte auf Ihrer Website leicht zu finden sein – und noch wichtiger: Die Bewerbung selbst sollte einfach sein. In einer Zeit, in der potenzielle Bewerber oft mit unzähligen Plattformen konfrontiert sind, ist es von Vorteil, wenn sie sich ohne Umwege und Hindernisse bewerben können.

Tipp: Vermeiden Sie es, Bewerber zu zwingen, ein Profil anzulegen, bevor sie sich auf eine Stelle bewerben können. Dieser zusätzliche Schritt wirkt oft abschreckend und kann dazu führen, dass qualifizierte Bewerber den Prozess abbrechen.

Die goldene Regel lautet: „Keep it simple! Je einfacher und zugänglicher der Bewerbungsprozess ist, desto mehr Talente werden Sie anziehen.

Verbindlichkeit und Schnelligkeit durch automatisierte E-Mails

Ein oft unterschätzter Vorteil von Bewerbermanagement-Tools ist die Möglichkeit, den gesamten Prozess zu automatisieren. Ein gutes Beispiel dafür sind automatisierte E-Mails. Sie ermöglichen Ihrem Unternehmen eine schnelle und zuverlässige Rückmeldung an die Bewerber.

Durch die Implementierung von automatischen Bestätigungs- und Feedback-E-Mails mit genauen Zeitangaben schaffen Sie Transparenz und stärken das Vertrauen der Bewerber. Sie vermeiden Missverständnisse und stellen eine reibungslose Kommunikation sicher. Zudem erhöhen Sie die Verbindlichkeit in Ihrem Unternehmen – ein klarer Vorteil in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt. Machen Sie jedoch keine Versprechungen, die Sie nicht einhalten können – bleiben Sie realistisch.

Transparenz für das gesamte HR-Team: Keine Kommunikation geht verloren

Die zentrale Verwaltung der Bewerberakten ist ein weiterer wichtiger Punkt, der bei der Auswahl einer HR-Software berücksichtigt werden sollte. Ein gutes Bewerbermanagement-Tool ermöglicht es allen Mitarbeitenden der Personalabteilung, auf dieselben Informationen zuzugreifen. Das sorgt nicht nur für mehr Transparenz, sondern verhindert auch, dass wichtige E-Mails verloren gehen oder übersehen werden.

Zudem bleibt die interne Kommunikation innerhalb der Personalabteilung vertraulich und strukturiert. Gerade in großen Teams ist es wichtig, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und niemand eine Information verpasst.

Mehr Sichtbarkeit durch Multiposting

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Zeit Sie damit verbringen, Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen zu veröffentlichen? Hier kommt das Multiposting-Tool ins Spiel. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Stellenanzeigen gleichzeitig auf verschiedenen Jobbörsen und Nischenplattformen veröffentlichen. Das spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern erhöht auch die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens auf dem Bewerbermarkt.

Durch Multiposting erreichen Sie eine viel größere Anzahl an potenziellen KandidatInnen und können gezielt unterschiedliche Zielgruppen ansprechen. Das führt zu einer größeren Auswahl an Bewerbern und erhöht die Chance, den idealen Kandidaten zu finden.

Fazit: Mit der richtigen HR-Software zum Erfolg

Die Wahl der richtigen HR-Software ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie kann den gesamten Bewerbungsprozess optimieren, interne Abläufe verbessern und Ihnen helfen, Talente schneller zu finden und effizienter zu verwalten.

Indem Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Funktionen Ihre HR-Software beinhalten soll – von Recruiting über Onboarding bis hin zu Talentmanagement – und bereit sind, alte Prozesse zu überdenken, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung.

Denken Sie daran: Einfachheit im Bewerbungsprozess, automatisierte Kommunikation und gute interne Transparenz sind Schlüsselkomponenten für den Erfolg einer modernen HR-Lösung. Und mit Tools wie Multiposting können Sie die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen maximieren und die besten Talente anziehen.

Worauf warten Sie noch? Es ist an der Zeit, Ihre HR-Prozesse weiterzuentwickeln!

Über Aleksandra Anja Maksimovic

Aleksandra Anja Maksimovic ist bei HRM Institute die Projektleiterin von Jobboards.de. Als erfahrene Fachkraft in den Bereichen HR-SaaS, Unternehmensberatung und der Beratung von Bewerbern bringt sie eine reiche Expertise mit, die sie während ihrer beruflichen Laufbahn kontinuierlich ausgebaut hat.

Mit mehr als 8 Jahren Erfahrung hat sie erfolgreich mit einer breiten Palette von Kunden gearbeitet, darunter Großunternehmen, Konzerne, StartUps und Universitäten in der DACH-Region. Ihre Schwerpunkte lagen dabei stets auf der Unternehmensberatung im Recruiting-Bereich, dem Key-Account-Management und der technischen Implementierung von SaaS-Lösungen.