Die ganz große Abrechnung (Payrollauswahl)

unknown persons using computer indoors
Foto von Arlington Research

Die Kriterien in Bezug auf die HR-Soft­ware-Auswahl sind vielfältiger Natur und unter anderem abhängig von der Größe einer Firma, von deren Aufbau-und Ablauforganisation sowie von der Unternehmensphilosophie. Grundsätz­lich sollten jedoch drei Aspekte immer berücksichtigt werden; sie gelten also quasi auch für Klein- und Mittelstands­unternehmen (KMU) als Mindestanfor­derungen:

§  Integration aller Mitarbeiterdaten in einheitlich strukturierter Form auf ei­ner zentralen Datenbank

§  Offene und umfängliche Funktionali­täten, die sich auf die Unternehmens­belange zukunftsgerichtet anpassen lassen

§  Modulare Architektur (schrittweise lassen sich dadurch zusätzliche Funk­tionen implementieren)

 

Achten Sie bei einem HR-Software- Angebot insbesondere auf Benutzer­freundlichkeit, Kosten und Reputation des Anbieters. Das beste Kosten-Nut­zen-Verhältnis besteht, wenn es sich um eine Standardsoftware handelt, die Sie selbstständig über Parameter-Steu­erungen an unternehmensspezifische Anforderungen angleichen können, bei­spielsweise um betriebseigene Regeln zu integrieren. Im Übrigen entfallen bei einer integrierten Standardlösung Wartungskosten für verschiedene Da­tenbanken, für zahlreiche Schnittstellen und für Anpassungen nach einem Re­leasewechsel.

 

Ein Tipp: Definieren Sie Ihre Anforde­rungen an das HR-System in einem Fach­konzept und lassen Sie sich auf dieser Basis von mehreren Softwareanbietern Angebote für eine Inhouse- und/oder Outsourcinglösung unterbreiten. Vor­teile ergeben sich aus der Transparenz und den Vergleichsmöglichkeiten.


Nun ist es nicht zwingend erforderlich, dass ein Unternehmen alle vorgenannten Teile auf einmal einsetzen muss. Diese sind vielmehr für sich gesehen separat einsetzbar, können also auch einzeln ihre umfassende Leistungsfähigkeit zur Verfügung stellen. Allerdings kommen ihre Komponenten im Integrationsge­füge am besten zur Geltung. Denn mo­derne Personalmanagementsysteme mit ihren Mitarbeiterportalen entlasten die Personalabteilungen. Sie sorgen dafür, dass diese sich verstärkt auf ihre Kern­aufgaben konzentrieren können sowie für kurze Wege und für eine einheitli­che Datenkommunikation. Sie machen Papier verzichtbar und verkürzen Ent­scheidungswege. Die Effizienz steigt und mit ihr die Wertschöpfung.


Die Aufgaben im Personalmanage­ment verlagern ihren Schwerpunkt also zunehmend weg von der Admi­nistration hin zu den Kernaufgaben. Neben all den strategischen Funktio­nen dürfen aber auch die überwiegend operativen Themen nicht außer Acht bleiben. Und hier erfolgt vermehrt eine Verlagerung auf die Belegschaft: Mitarbeiterportale unterstützen den Wandel von der operativen zur strate­gischen Ausrichtung. Im Mittelpunkt steht die verantwortungsbewusste Einbindung der Beschäftigten und ih­rer Führungskräfte in Unternehmens-prozesse. Einsatzmöglichkeiten sind Genehmigung von Abwesenheiten, Per­sonalbeschaffung, elektronische Perso­nalakte, Stammdatenpflege im Rahmen der entsprechenden Berechtigungen, Reisetätigkeit, Personalkostencontrol­ling. Einsparpotenziale im zweistelli­gen Prozentbereich lassen sich dadurch erreichen. Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung liegt in der uneingeschränkten Unterstützung durch das Top-Management. Die Vorteile von Portallösungen liegen auf der Hand: kurze Kommunikationswege, automa­tisierte Arbeitsprozesse, Integration individueller Anwendungen, Förderung der Integration der Mitarbeiter in das Unternehmen, höhere Datenverfügbar­keit, Nutzung des HR-Systems über In­tranet/Internet, Dezentralisierung von Routinearbeiten, Konzentration auf Ser­vice und Beratung.

Die Workflows und Self-Service-Funk­tionen stehen permanent 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Dadurch steigt die Kundenzufriedenheit. Die Mitarbeiter sind im administrativen Bereich nicht auf die Personalabteilung angewiesen und können ihre Daten nach Bedarf aufrufen, verändern und auswerten.


Der Personalprozess entscheidet Personalmanagementsysteme werden in allen gewünschten Varianten angebo­ten und bieten in Bezug auf Funktionali­tät, Benutzerfreundlichkeit und Skalier­barkeit ein breites Spektrum. Auf Basis eines detaillierten Fachkonzeptes sollte die derzeit eingesetzte Software geprüft und angepasst werden. Bei einem ge­planten Softwarewechsel muss insbe­sondere die Modularität und ein optima­les Kosten-Nutzen-Verhältnis gegeben sein. Die interne Prozessorganisation und -definition spielt eine große Rolle und beeinflusst vor allem den Workflow. Beide Seiten – Personalprozesse und HR-Software – bedürfen einer optima­len Abstimmung, wobei die Prozesse die führende Rolle übernehmen sollte.

Autor:

Sven Friedl

Sven.Friedl@pharmaserv.de


Die meisten Softwarehäuser bieten heu­te den Unternehmen die Möglichkeit, die HR-Software gegen eine monatli­che Anwendungsgebühr zu nutzen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von diesem SaaS-Modell – Software as a Service. Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist die Einsparung der Anschaffungs­kosten, die beim Kauf für Soft- und Hardware sowie Lizenzen anfallen. Das Personalmanagement muss Zeit und Kosten sparen – in diese Richtung geht das Auslagern von Arbeiten, die nicht zur Wertschöpfung beitragen.

Vom Grundsatz her sind alle Perso­nalprozesse fähig, fremdvergeben zu werden. Beim Business Process Out­sourcing (BPO) steht das Auslagern von Geschäftsprozessen im Mittelpunkt, was insbesondere für KMU in Betracht kommt. Denn sie können sich den finan­ziellen Aufwand einer eigenen IT oder Personalabteilung nicht leisten, haben Teile bereits nach außen vergeben, zum Beispiel die Entgeltabrechnung, weitere sollen hinzukommen. Möglich sind unter anderem das Erstellen von Verdienstab­rechnungen und deren Versand, das Er­fassen der Stamm- und Bewegungsdaten, die Bearbeitung von Ein- und Austritten, das Ausstellen von Bescheinigungen, Datenschutz oder Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern, Finanzamt, Banken, Zusatzversorgungskassen be­ziehungsweise statistischen Ämtern.


Die Vorteile des Outsourcings liegen auf der Hand: Es gibt kalkulierbare Festpreise. Das Unternehmen zahlt auf­grund individueller Pakete nur den Ser­vice, den es wirklich nutzt. Außerdem stehen ihm Know-how und aktuelle Re­leases des Dienstleisters zur Verfügung. Die deutlich reduzierte Administration entlastet die Personalabteilung, sie kann sich aufs Kerngeschäft, beispielsweise auf die Mitarbeiterbetreuung konzen­trieren. Aber auch mögliche Nachteile sollen nicht verschwiegen sein, so kann dem externen Anbieter das spezifische Fach- oder Insiderwissen in Bezug auf die Personalprozesse fehlen, bei stark standardisierten Angeboten bleiben in­dividuelle Wünsche des Unternehmens unberücksichtigt, je nach Komplexität und Anbieter muss mit langen Umset­zungslaufzeiten gerechnet werden.

 

BPO setzt vor allem wiederkehrende und standardisierte Prozesse voraus. Die Unternehmensführung muss dies wollen und hierbei klar zwischen IT-Applikationsbetreuung und Outsourcing gesamter Prozesse trennen. Sie hat da­rüber zu entscheiden, welche Aufgaben von strategischem Wert sind und vor Ort verbleiben müssen und welche Anbieter in Betracht kommen sollen. Diese müs­sen folgende Kriterien erfüllen:

§  branchenspezifische Erfahrungen,

§  spezielles Dienstleistungsspektrum,

§  Fachwissen im Steuer-, Sozialversiche­rungs- und Arbeitsrecht,

§  Geschäftsprozess-Know-how im Perso­nalwesen,

§  Möglichkeit von nachträglich erweiter­baren Diensten,

§  gutes Preis-Leistungs-Verhältnis,

§  wirtschaftliche Stabilität, Zukunfts-und Investitionssicherheit.

 

Vorteile von ASP-Lösungen Der Grundgedanke von Application Ser­vice Providing (ASP) ist einfach. Das Unternehmen kauft weder eine HR-Software noch installiert es diese auf ei­genen Rechnern und Servern. Vielmehr greift es per Internet auf den Server eines geeigneten HR-Softwarehauses zurück, das als Provider fungiert, wo­bei kritische Daten gegen fremden Zu­griff (VPN: Virtual Private Network) geschützt sind. Der Softwareanbieter stellt das Servicepaket im vertraglich vereinbarten Umfang auf dem aktuellen Releasestand zur Verfügung, Wartung und Hotline eingeschlossen. Der Zugriff auf die Daten erfolgt über eine gesicher­te Internetverbindung (beispielsweise VPN über Wähl- oder Standleitung).

 

Entscheidendes Merkmal der ASP-Lösungen: Die Software wird nicht mehr gekauft, sondern als Gesamtlösung ge­mietet und über das Internet genutzt. Der Einsatz von ASP-Lösungen kann kurzfristig einen Beitrag zur Kosten­senkung und Ressourcenentlastung leisten. ASP-Lösungen vollziehen sich über den Full Service Providing oder über Service-Level-Agreements. Bei der erstgenannten Methode übernimmt der Dienstleister die für einen Bereich vertraglich vereinbarten Leistungen in vollem Umfang.

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