Die Kriterien in Bezug auf die HR-Software-Auswahl sind vielfältiger Natur und unter anderem abhängig von der Größe einer Firma, von deren Aufbau-und Ablauforganisation sowie von der Unternehmensphilosophie. Grundsätzlich sollten jedoch drei Aspekte immer berücksichtigt werden; sie gelten also quasi auch für Klein- und Mittelstandsunternehmen (KMU) als Mindestanforderungen:
§ Integration aller Mitarbeiterdaten in einheitlich strukturierter Form auf einer zentralen Datenbank
§ Offene und umfängliche Funktionalitäten, die sich auf die Unternehmensbelange zukunftsgerichtet anpassen lassen
§ Modulare Architektur (schrittweise lassen sich dadurch zusätzliche Funktionen implementieren)
Achten Sie bei einem HR-Software- Angebot insbesondere auf Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Reputation des Anbieters. Das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis besteht, wenn es sich um eine Standardsoftware handelt, die Sie selbstständig über Parameter-Steuerungen an unternehmensspezifische Anforderungen angleichen können, beispielsweise um betriebseigene Regeln zu integrieren. Im Übrigen entfallen bei einer integrierten Standardlösung Wartungskosten für verschiedene Datenbanken, für zahlreiche Schnittstellen und für Anpassungen nach einem Releasewechsel.
Ein Tipp: Definieren Sie Ihre Anforderungen an das HR-System in einem Fachkonzept und lassen Sie sich auf dieser Basis von mehreren Softwareanbietern Angebote für eine Inhouse- und/oder Outsourcinglösung unterbreiten. Vorteile ergeben sich aus der Transparenz und den Vergleichsmöglichkeiten.
Nun ist es nicht zwingend erforderlich, dass ein Unternehmen alle vorgenannten Teile auf einmal einsetzen muss. Diese sind vielmehr für sich gesehen separat einsetzbar, können also auch einzeln ihre umfassende Leistungsfähigkeit zur Verfügung stellen. Allerdings kommen ihre Komponenten im Integrationsgefüge am besten zur Geltung. Denn moderne Personalmanagementsysteme mit ihren Mitarbeiterportalen entlasten die Personalabteilungen. Sie sorgen dafür, dass diese sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können sowie für kurze Wege und für eine einheitliche Datenkommunikation. Sie machen Papier verzichtbar und verkürzen Entscheidungswege. Die Effizienz steigt und mit ihr die Wertschöpfung.
Die Aufgaben im Personalmanagement verlagern ihren Schwerpunkt also zunehmend weg von der Administration hin zu den Kernaufgaben. Neben all den strategischen Funktionen dürfen aber auch die überwiegend operativen Themen nicht außer Acht bleiben. Und hier erfolgt vermehrt eine Verlagerung auf die Belegschaft: Mitarbeiterportale unterstützen den Wandel von der operativen zur strategischen Ausrichtung. Im Mittelpunkt steht die verantwortungsbewusste Einbindung der Beschäftigten und ihrer Führungskräfte in Unternehmens-prozesse. Einsatzmöglichkeiten sind Genehmigung von Abwesenheiten, Personalbeschaffung, elektronische Personalakte, Stammdatenpflege im Rahmen der entsprechenden Berechtigungen, Reisetätigkeit, Personalkostencontrolling. Einsparpotenziale im zweistelligen Prozentbereich lassen sich dadurch erreichen. Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung liegt in der uneingeschränkten Unterstützung durch das Top-Management. Die Vorteile von Portallösungen liegen auf der Hand: kurze Kommunikationswege, automatisierte Arbeitsprozesse, Integration individueller Anwendungen, Förderung der Integration der Mitarbeiter in das Unternehmen, höhere Datenverfügbarkeit, Nutzung des HR-Systems über Intranet/Internet, Dezentralisierung von Routinearbeiten, Konzentration auf Service und Beratung.
Die Workflows und Self-Service-Funktionen stehen permanent 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Dadurch steigt die Kundenzufriedenheit. Die Mitarbeiter sind im administrativen Bereich nicht auf die Personalabteilung angewiesen und können ihre Daten nach Bedarf aufrufen, verändern und auswerten.
Der Personalprozess entscheidet Personalmanagementsysteme werden in allen gewünschten Varianten angeboten und bieten in Bezug auf Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit ein breites Spektrum. Auf Basis eines detaillierten Fachkonzeptes sollte die derzeit eingesetzte Software geprüft und angepasst werden. Bei einem geplanten Softwarewechsel muss insbesondere die Modularität und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis gegeben sein. Die interne Prozessorganisation und -definition spielt eine große Rolle und beeinflusst vor allem den Workflow. Beide Seiten – Personalprozesse und HR-Software – bedürfen einer optimalen Abstimmung, wobei die Prozesse die führende Rolle übernehmen sollte.
Autor:
Sven Friedl
Die meisten Softwarehäuser bieten heute den Unternehmen die Möglichkeit, die HR-Software gegen eine monatliche Anwendungsgebühr zu nutzen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von diesem SaaS-Modell – Software as a Service. Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist die Einsparung der Anschaffungskosten, die beim Kauf für Soft- und Hardware sowie Lizenzen anfallen. Das Personalmanagement muss Zeit und Kosten sparen – in diese Richtung geht das Auslagern von Arbeiten, die nicht zur Wertschöpfung beitragen.
Vom Grundsatz her sind alle Personalprozesse fähig, fremdvergeben zu werden. Beim Business Process Outsourcing (BPO) steht das Auslagern von Geschäftsprozessen im Mittelpunkt, was insbesondere für KMU in Betracht kommt. Denn sie können sich den finanziellen Aufwand einer eigenen IT oder Personalabteilung nicht leisten, haben Teile bereits nach außen vergeben, zum Beispiel die Entgeltabrechnung, weitere sollen hinzukommen. Möglich sind unter anderem das Erstellen von Verdienstabrechnungen und deren Versand, das Erfassen der Stamm- und Bewegungsdaten, die Bearbeitung von Ein- und Austritten, das Ausstellen von Bescheinigungen, Datenschutz oder Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern, Finanzamt, Banken, Zusatzversorgungskassen beziehungsweise statistischen Ämtern.
Die Vorteile des Outsourcings liegen auf der Hand: Es gibt kalkulierbare Festpreise. Das Unternehmen zahlt aufgrund individueller Pakete nur den Service, den es wirklich nutzt. Außerdem stehen ihm Know-how und aktuelle Releases des Dienstleisters zur Verfügung. Die deutlich reduzierte Administration entlastet die Personalabteilung, sie kann sich aufs Kerngeschäft, beispielsweise auf die Mitarbeiterbetreuung konzentrieren. Aber auch mögliche Nachteile sollen nicht verschwiegen sein, so kann dem externen Anbieter das spezifische Fach- oder Insiderwissen in Bezug auf die Personalprozesse fehlen, bei stark standardisierten Angeboten bleiben individuelle Wünsche des Unternehmens unberücksichtigt, je nach Komplexität und Anbieter muss mit langen Umsetzungslaufzeiten gerechnet werden.
BPO setzt vor allem wiederkehrende und standardisierte Prozesse voraus. Die Unternehmensführung muss dies wollen und hierbei klar zwischen IT-Applikationsbetreuung und Outsourcing gesamter Prozesse trennen. Sie hat darüber zu entscheiden, welche Aufgaben von strategischem Wert sind und vor Ort verbleiben müssen und welche Anbieter in Betracht kommen sollen. Diese müssen folgende Kriterien erfüllen:
§ branchenspezifische Erfahrungen,
§ spezielles Dienstleistungsspektrum,
§ Fachwissen im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht,
§ Geschäftsprozess-Know-how im Personalwesen,
§ Möglichkeit von nachträglich erweiterbaren Diensten,
§ gutes Preis-Leistungs-Verhältnis,
§ wirtschaftliche Stabilität, Zukunfts-und Investitionssicherheit.
Vorteile von ASP-Lösungen Der Grundgedanke von Application Service Providing (ASP) ist einfach. Das Unternehmen kauft weder eine HR-Software noch installiert es diese auf eigenen Rechnern und Servern. Vielmehr greift es per Internet auf den Server eines geeigneten HR-Softwarehauses zurück, das als Provider fungiert, wobei kritische Daten gegen fremden Zugriff (VPN: Virtual Private Network) geschützt sind. Der Softwareanbieter stellt das Servicepaket im vertraglich vereinbarten Umfang auf dem aktuellen Releasestand zur Verfügung, Wartung und Hotline eingeschlossen. Der Zugriff auf die Daten erfolgt über eine gesicherte Internetverbindung (beispielsweise VPN über Wähl- oder Standleitung).
Entscheidendes Merkmal der ASP-Lösungen: Die Software wird nicht mehr gekauft, sondern als Gesamtlösung gemietet und über das Internet genutzt. Der Einsatz von ASP-Lösungen kann kurzfristig einen Beitrag zur Kostensenkung und Ressourcenentlastung leisten. ASP-Lösungen vollziehen sich über den Full Service Providing oder über Service-Level-Agreements. Bei der erstgenannten Methode übernimmt der Dienstleister die für einen Bereich vertraglich vereinbarten Leistungen in vollem Umfang.
