# Der falsch verstandene Fachkräftemangel: Warum Steuerkanzleien nicht mehr Mitarbeitende brauchen, sondern bessere Werkzeuge *https://www.hrm.de/der-falsch-verstandene-fachkraeftemangel-warum-steuerkanzleien-nicht-mehr-mitarbeitende-brauchen-sondern-bessere-werkzeuge/ — 2026-06-09* Viele Kanzleien suchen händeringend nach Fachkräften, doch oft verbirgt sich dahinter ein reines Produktivitätsproblem, erklärt Baktash Hossainzadeh. Im Interview erklärt der Digitalisierungsexperte für Steuerkanzleien und Co-Founder von [docunest](https://docunest.de/funktionen/kanzlei-flow), warum die Lösung des Fachkräftemangels mehr in einer konsequenten Digitalisierung von Steuerkanzleien liegt. Konkret im Einsatz von KI und intelligenter Kanzleisoftware, welcher Teams spürbar von administrativen Routinen befreit und das Berufsbild vom monotonen Datenverarbeiter zum beratenden Coach wandelt. ### **Herr Hossainzadeh, Sie vertreten eine ungewöhnliche These: In Steuerkanzleien gibt es eigentlich keinen Fachkräftemangel. Wie meinen Sie das?** Wenn ich Steuerberater frage, wie viele Mitarbeitende ihnen fehlen, höre ich fast immer: „Zwei, drei mehr wären perfekt." Frage ich dieselben Kanzleien, wie viele Stunden pro Woche dafür draufgehen, Mandanten wegen Belegen hinterherzurennen, Dateien aus dem E-Mail-Chaos zusammenzusuchen und zwischen DATEV, Outlook und Excel hin- und herzuspringen, landen wir erstaunlich oft genau bei diesen zwei oder drei Vollzeitstellen. Das nenne ich Schattenpersonal. Stellen, die rechnerisch in der Kanzlei stecken, aber nicht in Lohn und Brot, sondern in Reibung. Die Mitarbeitenden, die angeblich fehlen, sind in Wahrheit gebunden. Sie machen Verwaltung statt Beratung. Deshalb sage ich: Es gibt in der Steuerberatung keinen Fachkräftemangel im klassischen Sinn. Es gibt einen Produktivitätsmangel, der als Personalproblem missverstanden wird. Wer mehr Personal einstellt, ohne die Reibung zu reduzieren, vergrößert nur das Schattenpersonal. Genau an dieser Stelle setzen wir mit docunest an: Wir wollen nicht einfach ein weiteres Tool in die Kanzlei stellen, sondern die Reibung aus wiederkehrenden Prozessen nehmen. ### **Wie viel Zeit verbringen Steuerfachangestellte heute mit Aufgaben, die durch Digitalisierung oder KI vollständig entfallen könnten?** Aus meinen Gesprächen und Projekten mit Kanzleien sehe ich immer wieder: Je nach Kanzlei fließen grob 25 bis 40 Prozent der Arbeitszeit nicht in fachliche Arbeit, sondern in organisatorische Reibung. Belege anfordern, Mandanten erinnern, Dateien zwischen Systemen kopieren, Freizeichnungen ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen, ablegen. Bei einer Zehn-Personen-Kanzlei sind das rechnerisch zwei bis drei volle Stellen, die niemand auf der Lohnliste sieht. Aber genau diese Stellen werden in jeder Stellenausschreibung gesucht. Die Kanzlei sucht nicht Personal. Sie sucht Entlastung. Solange sie das nicht trennt, läuft jede Einstellung in dieselbe Lücke nach. ### **Wenn Sie in eine durchschnittliche Kanzlei kommen, welche Routinearbeiten sehen Sie dort, die schon heute zuverlässig automatisierbar wären?** Es sind immer dieselben drei Stellen, an denen Zeit verbrennt: - Belegaustausch mit dem Mandanten: Belege kommen per E-Mail, WhatsApp, Papier, manchmal aus einem Cloud-Ordner. Jeder Mandant hat seinen eigenen Weg. Die Fachkraft sortiert, benennt um, lädt hoch, hakt nach. Hier liegt der größte Einzelposten an verlorener Zeit. - Freizeichnung: Erklärungen werden ausgedruckt, per Post oder Mail verschickt, vom Mandanten unterschrieben, eingescannt, zurückgeschickt, abgelegt. Pro Mandant mehrmals im Jahr. Bei 200 Mandanten ergibt das tausende kleine Vorgänge, die niemand zentral steuert. - Auftragsmanagement intern: Wer macht was bis wann? In den meisten Kanzleien lebt das in Excel-Listen, im Kopf des Steuerberaters oder auf Klebezetteln am Bildschirm. Wenn jemand krank ist, weiß niemand, wo die Arbeit steht. Der Fehler vieler Kanzleien ist, diese Themen getrennt zu lösen: ein Tool für Belege, ein Tool für Unterschriften, eine Excel-Liste für Aufgaben. In der Praxis hängen diese Vorgänge aber zusammen. Genau deshalb müssen sie auch als zusammenhängender Kanzleiprozess gedacht werden. ### **Wo wird KI in der Steuerberatung Ihrer Erfahrung nach überschätzt, und wo wird sie deutlich unterschätzt?** Überschätzt wird, was KI in der fachlichen Tiefe leisten kann. Eine KI, die Bilanzen wirklich versteht, komplexe Sachverhalte steuerrechtlich beurteilt oder eigenständig Verträge prüft, gibt es heute noch nicht zuverlässig. Wer das anders verspricht, verkauft Marketing. Unterschätzt wird, was KI an den unspektakulären Stellen leistet. Belege automatisch lesen und vorkontieren. Mandanten-E-Mails kategorisieren und vorbereiten. Daten zwischen Systemen übersetzen. Routinekorrespondenz formulieren. Der eigentliche Wert entsteht nicht dadurch, dass KI einen Text schöner formuliert. Der Wert entsteht, wenn sie erkennt: Diese Nachricht gehört zu diesem Mandanten, zu diesem Auftrag, zu dieser Periode und zu diesem nächsten Arbeitsschritt. ### **Welche konkreten Anwendungsfälle für KI funktionieren in Kanzleien heute schon zuverlässig, und welche bleiben vorerst Marketingversprechen?** Drei Dinge funktionieren in der Breite zuverlässig: 1. Belegerkennung und Vorkontierung: Ein hochgeladener Beleg wird gelesen, klassifiziert und mit einem Buchungsvorschlag versehen. Der Mensch prüft, statt zu tippen. 2. Strukturierte Mandanten-Kommunikation: Eingehende E-Mails werden Mandanten zugeordnet, in den richtigen Akten abgelegt und mit einem Antwortvorschlag versehen. 3. Status- und Prozesssteuerung: Tasks werden automatisch strukturiert. An offene Aufgaben wird aktiv erinnert. Welcher Mandant hat noch keine Belege geliefert, welcher Auftrag ist überfällig, welche Freizeichnung steht aus? Diese Koordination geschieht automatisch im Hintergrund, statt im Kopf eines Menschen. Marketingversprechen bleiben vorerst: eigenständige Beratung, Steuergestaltung, Vertragsprüfung. Da entscheidet weiterhin der Mensch. ### **Wie verändert sich die Rolle der Mitarbeitenden, wenn Routinearbeit durch Software übernommen wird, und welche Kompetenzen werden dann wichtiger?** Das ist für mich der eigentlich spannende Punkt. Wer heute Steuerfachangestellter wird, verbringt einen Großteil seiner ersten Berufsjahre mit reiner Verarbeitung. Belege abtippen, Konten zuordnen, Listen pflegen. Das war früher die Lernkurve, das wird aber zunehmend von Software übernommen. Die Rolle verschiebt sich von „verarbeiten" zu „prüfen und einordnen". Die Fachkraft schaut nicht mehr auf jeden Beleg einzeln, sondern auf die Stellen, an denen die Software unsicher ist, oder dort, wo der Mandant beraten werden muss. Das ist anspruchsvoller, aber auch deutlich erfüllender. Wichtiger werden: ein gutes Verständnis dafür, was die Software tut und wo sie irrt. Prozessdenken. Mandanten-Kommunikation. Die Fähigkeit, einen komplexen Sachverhalt zu strukturieren und so zu formulieren, dass der Mandant fundierte Entscheidungen treffen kann. Weniger entscheidend wird mechanische Verarbeitung. Entscheidender wird die Fähigkeit, Software-Ergebnisse fachlich zu prüfen, Mandanten sauber zu führen und Prozesse zu verstehen. ### **Wie reagieren Mitarbeitende in der Praxis auf den Einsatz von KI, eher mit Sorge um den Arbeitsplatz oder mit Erleichterung?** Die ehrliche Antwort: Wenn Sie morgens „Wir führen jetzt KI ein" in den Raum stellen, ernten Sie Sorge. Wenn Sie sagen „Wir wollen, dass ihr nicht mehr stundenlang Belege jagen müsst", ernten Sie Erleichterung. Es ist dieselbe Sache, aber zwei völlig verschiedene Herangehensweisen in der Kommunikation. Deshalb sollte man Digitalisierung in Kanzleien nie als Technologieprojekt verkaufen, sondern als Entlastungsprojekt für das Team. In den Kanzleien, mit denen ich arbeite, ist die größere Sorge nicht der Arbeitsplatz, sondern der Frust. Niemand hat Steuerfachangestellter gelernt, um Belege einzusortieren. Sobald Mitarbeitende merken, dass die Software ihnen die unangenehmen Teile abnimmt und sie endlich beratend arbeiten können, hebt sich die Stimmung schnell. Für die Kanzlei ist das auch ein Recruiting-Argument. Junge Fachkräfte vergleichen Kanzleien heute weniger über das Gehalt, sondern über die Arbeitsweise. Wer mit Excel und Papier wirbt, verliert. ### **Welche Fehler beobachten Sie immer wieder, wenn Kanzleien Digitalisierung oder KI einführen, und woran scheitern Projekte am häufigsten?** Der häufigste Fehler ist die Annahme, Software löse das Problem. Sie löst nichts, sie ermöglicht etwas. Wenn die Kanzlei intern weiter im alten Modus arbeitet, mit denselben Zuständigkeiten, denselben Übergaben, denselben Kontrollen, produziert die neue Software einfach dasselbe Chaos –nur in schöner. Software verbessert keinen schlechten Prozess. Sie macht ihn nur schneller sichtbar. Zweiter klassischer Fehler: alles auf einmal. Eine Kanzlei kauft fünf Tools gleichzeitig und überfordert das Team. Niemand weiß, was wofür gedacht ist, alles bleibt halb genutzt, am Ende fällt man zurück in Outlook und Excel. Dritter Fehler: keine klare Verantwortung. Digitalisierung wird zur Nebenaufgabe für „wenn mal Zeit ist". Diese Zeit kommt nie. Erfolgreiche Kanzleien benennen eine Person, idealerweise nicht den Inhaber, die das Thema operativ trägt. Das ist meistens nicht die fachlich, sondern die strukturell stärkste Person im Team. ### **Wenn eine Kanzlei heute ihre Produktivität steigern möchte, ohne weiteres Personal einzustellen, womit sollte sie anfangen?** Mit einer einfachen Reibungsanalyse. Zwei bis vier Wochen lang sollte das Team dokumentieren, welche Tätigkeiten Zeit kosten, aber keinen fachlichen Wert schaffen: Belege suchen, Mandanten erinnern, Dateien umbenennen, Rückfragen klären, Freizeichnungen nachhalten. Aus dieser Bestandsaufnahme entsteht ein Plan mit klarer Reihenfolge. Nicht fünf Baustellen parallel, sondern eine nach der anderen, sortiert nach Hebel. Eine verantwortliche Person pro Schritt, ein Quartalsziel, ein messbares Ergebnis. Erst wenn der größte Zeitfresser tatsächlich verschwunden ist, geht es an den nächsten. Wer so vorgeht, hat nach drei bis sechs Monaten typischerweise einen halben Arbeitstag pro Mitarbeiter und Woche gewonnen. Ohne eine einzige Einstellung. Und ohne dass irgendjemand mehr arbeitet als vorher. ### **Wie sieht für Sie die Steuerkanzlei in fünf Jahren aus, und welche Rolle haben dort Menschen, welche die Maschinen?** Die Kanzlei in fünf Jahren wird nicht weniger Menschen haben. Aber die Menschen werden anderes tun. Software und KI übernehmen das, was heute den Arbeitstag frisst: Belege lesen, Daten übertragen, erinnern, ablegen, kontrollieren. Menschen übernehmen das, was Maschinen nicht können: Mandanten beraten, Situationen einordnen, Verantwortung tragen, Beziehungen führen. Die erfolgreichen Kanzleien werden nicht die mit den meisten Mitarbeitenden sein, sondern die mit der geringsten Reibung pro Mitarbeiter. Und sie werden ein neues Berufsbild prägen: Steuerfachangestellte als Prüfer und Mandanten-Coaches, nicht als Verarbeitungsstellen. Die Kanzlei der Zukunft gewinnt nicht, weil sie mehr Menschen findet. Sie gewinnt, weil jeder Mensch dort weniger Reibung hat. Wenn das gelingt, ist 17 Uhr Feierabend kein Wunschbild mehr, sondern organisatorisch möglich.