Das Tüpfelchen auf dem i

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Foto von Hunters Race

Durch Steuern und Beiträge zur Sozialversicherung werden Geldprämien oder Lohn- und Gehaltserhöhungen oft erheblich geschmälert, wie Ihnen die folgende Übersicht zeigt.

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern statt dessen einen geldwerten Vorteil, indem betriebliche PCs, Telefone oder Handys auch privat genutzt werden dürfen, bleibt dieser Vorteil steuer- und sv-frei. Das gilt auch bei ausschließlicher privater Nutzung.

Überlassung

Wussten Sie, dass die private Nutzung betrieblicher PCs und Telekommunikationsgeräte nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist? Die Steuerfreiheit besteht unabhängig vom Anteil der beruflichen und privaten Nutzung und ist nicht auf den privaten Gebrauch im Betrieb beschränkt, sondern gilt z. B. auch für Mobiltelefone im Auto oder für PCs in der Wohnung Ihres Arbeitnehmers. Die Nutzung von Zubehör und Software ist ebenfalls steuerfrei. Dabei kann es sich um Faxgeräte, Modems und sonstiges, für die Telekommunikation notwendiges Zubehör handeln (R 3.45 LStR 2008). Die Steuerfreiheit gilt jedoch nur für die Nutzungsüberlassung durch Sie als Arbeitgeber oder auf Grund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten (R 3.45 Satz 4 LStR 2008), d. h. es muss sich nach wie vor um betriebliche Geräte handeln. Bei privater Nutzung betrieblicher PCs und Telekommunikationsgeräte sind auch die von Ihnen getragenen Verbindungsentgelte für Grundgebühr und sonstige laufende Kosten steuerfrei. Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob Sie die Vorteile zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbringen (R 3.45 Satz 6 LStR 2008). In der Praxis bietet Ihnen diese Regelung besonders bei der Anschaffung betrieblicher Handys für die Mitarbeiter steuerliche Vorteile.

Verbilligt oder unentgeltlich Übereignen

Sie Ihrem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen PC – eventuell auch mit Zubehör, Software und Internetzugang – als unentgeltliche oder verbilligte Sachzuwendung, können Sie für diese Sachzuwendung nach § 40 Absatz 2 Nr. 5 eine Pauschalversteuerung mit 25% (zuzüglich SolZ und KiSt) vornehmen. Die Übereignung von PCs, technischem Zubehör und Software kann dabei als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile erfolgen. Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn Sie als Arbeitgeber ausschließlich PC-Zubehör oder Software übereignen. Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Personalcomputers sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, sind jedoch von der Pauschalierung ausgeschlossen. Das betrifft vor allem und im Wesentlichen Telefonanlagen und Faxgeräte.

Quelle: LohnPraxis

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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