Die KIVBF bietet ihren 539 Mitgliedern aus Städten, Gemeinden, Landkreisen und sonstigen Körperschaften des öffentlichen Rechts, IT-Fachlösungen auf höchstem Niveau samt zugehöriger Schulungen. In den vergangenen zehn Jahren haben sich die Teilnehmerzahlen der Seminare glatt verdoppelt. Deshalb suchte die KIVBF eine neue Veranstaltungsmanagement-Software. Jetzt setzt sie auf Produkte der Easysoft GmbH mit Hauptsitz im schwäbischen Sankt Johann. Bereit seit 20 Jahren entwickelt die Softwareschmiede IT- basierte Managementsysteme für Seminarorganisation und Personalentwicklung. Diese sind bei mehr als 1200 Unternehmen im Einsatz.
Schnell und komfortabel
Kunden und Mitarbeiter der KIVBF profitieren gleichermaßen von der Lösung. Das zugehörige Seminar- und Veranstaltungs-Portal erleichtert Kunden die Anmeldung und die eigene Seminarplanung. Durch die Online-Anmeldung ist die Kommunikation zwischen der KIVBF und Serminarteilnehmern zudem schneller und komfortabler geworden. Früher wurden die Kurse per E-Mail oder in Papierform gebucht und vom fünfköpfigen KIVBF-Veranstaltungsteam manuell erfasst. Heute erfolgt die Datenübernahme per Knopfdruck. Das geht nicht nur flott, sondern vermeidet auch Erfassungsfehler oder Doppelanmeldungen. Tatsächlich können Blaeß und ihre Kolleginnen nun den kompletten Schriftverkehr wie Empfangs- und Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerzertifikate ohne einen Medienbruch über die Software erstellen. Weiterer Vorteil: Bei Seminaren mit Warteliste werden die Nutzer über den Stand der Anmeldezahlen informiert. Sagt ein Teilnehmer kurzfristig ab, rücken andere Interessenten automatisch nach. Bei langen Wartelisten kann die KIVBF reagieren und Zusatzseminare anbieten.
Individuell und kundenfreundlich
Dank Easysoft wurden die Arbeitsabläufe stark vereinfacht und optimiert. Die Software ermöglicht zudem eine benutzergruppenbezogene Daten- und Veranstaltungssicht. Bietet die KIVBF beispielsweise Veranstaltungen speziell für Bürgermeister an, dann benachrichtigt sie diese per Mail. Über einen Link geht es direkt zum Angebot und zur Buchung. Andere Nutzergruppen sehen diese Angebote jedoch nicht. Das Verfahren wird so individueller und kundenfreundlicher. Seine Bewährungsprobe erlebte das neue System, als die KIVBF kurzfristig 100 zusätzliche Veranstaltungen zu einer neuen Version des landeseinheitlichen Einwohnerinformationssystems LEWIS organisieren musste: Alles klappte reibungslos!
Bildung Megathema
Fort- und Weiterbildung sowie eine gezielte Personalentwicklung sind in allen Branchen ein Megathema. So gewinnt Easysoft Großkunden aus den Branchen Sicherheitstechnik, Maschinenbau, IT oder Finanzen. „Die Innovationsspirale dreht sich immer schneller“, sagt Easysoft-Geschäftsführer Andreas Nau. Gleichzeitig werde es zunehmend schwerer, geeignete Fachkräfte zu finden. „Deshalb werden die eigenen Mitarbeiter als hauseigener Talente-Pool immer bedeutender.“ Seit Oktober 2013 nutzt auch die KIVBF das Online-Portal für interne Veranstaltungen. Die rund 660 Mitarbeiter sehen nun jederzeit, welche Veranstaltungen zu welchen Konditionen angeboten werden.
