Berufsprüfungen – wenn Sekretariat und Experten unter der Papierlast zusammenbrechen

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Foto von Annie Spratt

Viel Papier, Excel-Listen, Outlook-Verteilerlisten, und die ständige Herausforderung, überall den gleichen Datenstand zu halten. Diverse Trägerorganisationen von Berufs- und Höheren Fachprüfungen kämpfen mit solchen Schwierigkeiten. Ein Kampf an zwei Fronten: diese Arbeitsweise ist fehleranfällig und ressourcenintensiv. Aspekte, die sowohl aus Sicht des Qualitätsanspruchs der Kandidaten, als auch aus Sicht der oftmals beschränkten Budgets der Trägerorganisationen überdacht werden sollten, und immer öfter auch werden.

Trend zu elektronischen Prüfungslösungen manifestiert sich

„In den letzten zwei Jahren stellten wir einen deutlichen Trend nach elektronischen Prüfungslösungen fest. Wir haben seit 2006 Erfahrung in diesem Geschäftsfeld. Pioniere damals  waren swissmem mit Lehrabschlussprüfungen, und der Verein MarKom mit der MarKom-Zulassungsprüfung“, sagt Christoph Steg, Leiter Projektgeschäft bei der STEAG  & Partner AG in St. Gallen. STEAG setzt dazu ihr LMS Learning Management System e-tutor ein. Der e-tutor unterstützt Trägerorganisationen in allen Prüfungsphasen: in der Erstellung, der Organisation von Prüfungsveranstaltungen, der Durchführung, der Auswertung und natürlich im gesamten Kandidaten-Management. Dies meist flankiert von einem Selbstregistrierungsportal und einem ePayment. Der Kandidat ist also enger in den Anmeldeprozess involviert, und über die verschiedenen automatisch ausgelösten Notifications auch zeitnaher informiert als früher. Auf die Frage angesprochen, ob dazu denn nicht auch eine klassische Veranstaltungssoftware ausreichend wäre, meint Steg: „Kurzfristig vielleicht Ja, langfristig aber deutlich Nein. Einige Neukunden skalieren die Funktionalitäten des e-tutors, das heisst sie verwenden ihn zu Beginn zwar nur für die Organisation von Prüfungsveranstaltungen. Aber natürlich möchten sie die Option offen haben, später auch die Prüfungserstellung und -durchführung elektronisch abzuwickeln, ohne ein zusätzliches System zu evaluieren.“  

Kosten amortisieren sich schnell 

Die Prüfungsdurchführung online auf der Plattform sei heutzutage von den Kandidaten breit akzeptiert. Die Kandidaten würden mit dem Computer gross, und das Umgewöhnen für sie sei vielmehr, eine Prüfung auf Papier zu schreiben. Steg weist noch auf Besonderheiten hin, die bei Einführung einer elektronischen Prüfungslösung beachtet werden sollten. Von Beginn weg müsse man sich im Klaren sein, wer wann welche Informationen von der Trägerorganisation benötige. Er denkt dabei insbesondere an das SBFI Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (vormals BBT), das schlussendlich die Fachausweise und Diplome ausstellt und dazu Kandidateninformationen in strukturierter Form benötigt. Wenn alle am Prozessende benötigten Daten schon auf dem Selbstregistrierungsportal formatkonform erfasst und durchgängig mitgeführt würden, könnten solche Auswertungen auf Knopfdruck erstellt werden. 

Wie beurteilt er die Kosten einer solchen Einführung? „Natürlich ist es ein Invest, der sich aber durch den Qualitäts- und Effizienzgewinn in Administration, Erstellung, Übersetzung und Korrekturwesen sehr rasch rechnet.“

Christoph Steg ist Betriebsökonom FH und Ausbilder FA. Er leitet seit 2012 das Projektgeschäft bei der STEAG & Partner AG

Mehr Informationen zum Anbieter: Swiss Professional Learning, Messe Zürich, 9. – 10. April 2013, Halle 6, Stand K.03 oder www.steag.ch. 



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