Die Palette der Zuwendungen ist ebenso groß wie die Fantasie der Arbeitgeber. In der Praxis gewähren Arbeitgeber besonders häufig:
► Tickets für Museumsbesuche, Sonderausstellungen oder Sportveranstaltungen
► Brunch for Two oder Dinner for Two
► Theater-, Opern- oder Kabarettkarten
► Teilnahme an Sportevents wie Kartrennen
► Heurigenbesuche
► eine Monats- oder Jahreskarte für ein Fitnesscenter
► Wellnesswochenenden
Die abgabenrechtlichen Konsequenzen für die Zuwendungen sind unterschiedlich, je nachdem, ob der Dienstnehmer die Zuwendung vom eigenen Dienstgeber, vom Betriebsrat oder von Dritten erhält.
1. Zuwendungen vom eigenen
Arbeitgeber
Gewährt der eigene Dienstgeber Incentives und Benefits, dann muss dieser beachten, dass es sich bei Zuwendungen, die einen individuellen Entlohnungscharakter haben, um einen „ganz normalen“ geldwerten Vorteil handelt, der entsprechend seinem Wert, zuzüglich der Umsatzsteuer, in der Personalverrechnung berücksichtigt werden muss. Geldwerte Vorteile sind in Geld umzurechnen. Die Grundregel des § 15 Absatz 2 Ziffer 1 Einkommensteuergesetz (EStG) schreibt nach der Steuerreform von 2015/16 seit 1. Jänner 2016 vor, dass Vorteile mit dem „um übliche Preisnachlässe verminderten üblichen Endpreis des Abgabeortes“ anzusetzen sind. Entscheidend für die Preisfeststellung ist der Ort, also beispielsweise die Gemeinde beziehungsweise der Bezirk, an dem der geldwerte Vorteil zufließt. Preise von Online-Angeboten fremder Anbieter dürfen nicht berücksichtigt werden. Die Lohnsteuerrichtlinien 2002 präzisieren in der Randzahl 138 diese Bestimmung und halten fest, dass unter dem „üb-lichen Endpreis am Abgabeort“ jener Preis zu verstehen ist, den Letztverbraucher im normalen Geschäftsverkehr zu zahlen haben. Nur übliche Preisnachlässe wie beispielsweise Mengenrabatte, Aktionen oder Schlussverkaufrabatte, die im Zeitpunkt des Erwerbs der Ware gültig waren, können berücksichtigt werden. Nicht zu berücksichtigen sind hingegen Händler- oder Großkundenrabatte, die „normalen“ Letztverbrauchern nicht gewährt werden.
Beispiel: Der Dienstgeber schenkt seinem umsatzstärksten Verkäufer ein Wellnesswochenende für zwei Personen. Er kauft dieses Rundum-Wellness-Paket beim Reisebüro „Einfach weg“, bei dem der Dienstgeber einen Stammkundenrabatt von 40 Prozent erhält, weil er alle Firmenreisen über dieses Reisebüro bucht. In der Lohnverrechnung ist nicht dieser Spezialpreis als geldwerter Vorteil anzusetzen, sondern jener, den ein „normaler“ Letztverbraucher für dieses Rundum-Wellness-Paket bezahlen würde.
Gilt die Einladung an den Dienstnehmer auch für eine private Begleitperson, dann sind auch die Kosten dieser Begleitperson in den geldwerten Vorteil einzurechnen. Dies erhöht die anfallenden Lohnabgaben wie Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfond (inklusive Zuschlag), Kommunalsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Für Arbeitnehmer, die sich im System Abfertigung neu befinden, sind auch Beiträge an die Betriebliche Vorsorgekasse zu entrichten. Lediglich nicht mehr messbare Aufmerksamkeiten wie beispielsweise ein Blumenstrauß oder eine Weinflasche zum Geburtstag des Arbeitnehmers sind keine geldwerten Vorteile.
Wenn der Arbeitgeber
die Abgaben übernimmt
Übernimmt der Arbeitgeber die auf die Zuwendung entfallenden Abgaben, die der Arbeitnehmer zu tragen hätte, also die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer, dann ist diese Abgabenübernahme ihrerseits ein abgabenpflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis. In der Praxis übernimmt der Dienstgeber häufig die Abgaben, die der Arbeitnehmer zu tragen hätte, weil es psychologisch fatal wäre, den Arbeitnehmer zu belohnen und gleichzeitig seinen Monatsnettobetrag mit den Abgaben auf diese Belohnung zu mindern. Will der Arbeitgeber daher dem Arbeitnehmer den Vorteil „brutto für netto“ zukommen lassen, muss er – zusätzlich zur Sachzuwendung – eine Zulage in Höhe der auf den Sachbezugswert und die Ausgleichzahlung entfallenden Arbeitnehmerabgaben (maximal den Wert der Sachzuwendung) gewähren. Hat beispielsweise ein Incentive einen Wert von 800 Euro, muss der Dienstgeber zusätzlich eine Ausgleichszahlung in gleicher Höhe leisten, damit der beschenkte Dienstnehmer keinen Nettoverlust erleidet.
2. Zuwendungen von Dritten
Seit dem Abgabenänderungsgesetz 2014 gilt, dass Zuwendungen an den Dienstnehmer, die aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten geleistet werden, dann lohnsteuerabzugs- und lohnnebenkostenpflichtig sind, wenn der Arbeitgeber weiß oder wissen muss, dass derartige Vergütungen geleistet werden. Das diesbezügliche Wissen um entsprechende Zahlungen ist insbesondere dann anzunehmen, wenn der Arbeitgeber und der Dritte konzernmäßig verbundene Unternehmen sind.
Beispiel: Die Vierrad Aktiengesellschaft, ein deutscher Autokonzern, hat in Österreich zwei Tochtergesellschaften: die Vierrad Vertriebsgesellschaft mbH und die Vierrad Verwaltungs- und Garantieabwicklungsgesellschaft mbH.
Walter Drifter ist Dienstnehmer der Vierrad Verwaltungs- und Garantieabwicklungsgesellschaft mbH. Auch er kann verbilligt zum Mitarbeitertarif einen Pkw der Marke Vierrad bei der Vierrad Vertriebsgesellschaft mbH kaufen. Obwohl die Vierrad Vertriebsgesellschaft mbH nicht Dienstgeber des Walter Drifter ist, muss der von der Schwestergesellschaft gewährte Mitarbeiterrabatt dennoch von seinem Dienstgeber, der Vierrad Verwaltungs- und Garantieabwicklungsgesellschaft mbH, in der Lohnverrechnung als geldwerter Vorteil abgerechnet werden, da sie von den von ihrer Schwestergesellschaft gewährten Mitarbeitervergünstigungen weiß.
Der Gesetzgeber argumentiert mit folgenden „Vorteilen“, die diese Neuregelung aufgrund des Abgabenänderungsgesetzes 2014 bringt:
► Vor dem Abgabenänderungsgesetz 2014 urteilte der Verwaltungsgerichtshof zur Rechtslage, dass die Abgabenbehörden erheben müssen, ob die Zuwendung von dritter Seite ihren Ursprung im Dienstverhältnis hat oder nicht. Im ersten Fall bestand Lohnsteuerabzugspflicht, im zweiten Fall Einkommensteuerpflicht. Diese Erhebungen entfallen aufgrund der Neuregelung im Abgabenänderungsgesetz 2014. Das entlastet die Verwaltung.
► Die Lohnverrechnung wird einfacher, weil die lohnsteuerliche Rechtslage an die schon bestehenden sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen angeglichen wird.
► Die Arbeitnehmer haben den Vorteil, dass diese Zuwendungen von dritter Seite nicht mehr bei einer Arbeitnehmerveranlagung erklärt werden müssen.
Die Neuregelung des Abgabenänderungsgesetzes 2014 gilt nicht für Bonusmeilen und Trinkgelder. Letztere sind unverändert steuerfrei.
3. Betriebsveranstaltungen
Der Vorteil aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung, die grundsätzlich für alle Arbeitnehmer beziehungsweise für eine sachlich abgrenzbare Gruppe von Arbeitnehmern organisiert wurde, ist bis zu einem Betrag von höchstens 365 Euro pro Kalenderjahr und Dienstnehmer steuerfrei. Die Freibeträge gelten jährlich pro teilnehmendem Arbeitnehmer. Eine pauschale Versteuerung eines darüber hinausgehenden Betrages durch den Arbeitgeber ist im Einkommensteuergesetz (EStG) nicht vorgesehen. Ist damit zu rechnen, dass dieser Freibetrag beim einzelnen Dienstnehmer überschritten wird, hat der Arbeitgeber für jede Veranstaltung Aufzeichnungen über die Teilnahme zu führen.
Beispiel: Die Warenhandels GmbH lädt ihre 120 Dienstnehmer zur besonderen Weihnachtsfeier ein. Es wurde eine Vorstellung des Zirkus Roncalli aufgekauft. Während der Vorstellung wird ein fünfgängiges Menü serviert. Die Kosten für den Dienstgeber betragen hiefür 35.000 Euro. Da 80 bis 90 Dienstnehmer ihre Teilnahme an der Weihnachtsfeier zusagten, ist nicht auszuschließen, dass der Freibetrag pro Dienstnehmer von 365 Euro überschritten wird. Der Dienstgeber hat also entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Besuchen 85 Dienstnehmer diese Zirkus-Weihnachtsfeier, dann entfallen gerundet 412 Euro auf jeden Dienstnehmer. Hiervon sind 365 Euro steuerfrei und 47 Euro sind steuerpflichtig in der Lohnverrechnung abzurechnen.
Was gilt für Sachzuwendungen?
Für Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern bei einer solchen Betriebsfeier gewährt, kann er zusätzlich 186 Euro pro Kalenderjahr und Dienstnehmer steuerfrei abrechnen. Sachzuwendungen anlässlich einer Betriebsfeier sind aber nur dann steuerfrei, wenn es sich um keine individuelle Belohnung eines bestimmten oder mehrerer bestimmter Arbeitnehmer handelt. Auch individuelle soziale Zuwendungen wie beispielsweise Geburten- oder Hochzeitsbeihilfen sind steuerpflichtig.
Als Sachzuwendungen wertet die Finanz auch Autobahnvignetten, Gutscheine und Geschenkmünzen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können, sowie Goldmünzen beziehungsweise Golddukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht. Keine Sachzuwendungen sind polierte, als Zahlungsmittel verwendbare Edelmetallmünzen.
Es genügt für die Steuerfreiheit der Sachzuwendungen bereits, wenn die Übergabe der Geschenke der eigentliche Anlass und Inhalt der Veranstaltung ist. Eine besondere Betriebsfeier muss nicht abgehalten werden.
Beispiel: Die Sekretärin des Geschäftsführers teilt Gutscheine der Firma Schuh und Stoff GmbH im Wert von 120 Euro an alle Dienstnehmer aus, indem sie in die einzelnen Büros geht und die Gutscheine überreicht. Diese Gutscheine sind steuerfreie Zuwendungen. Das Gutscheinverteilen gilt bereits als Veranstaltung.
Lohnabgabenrechtliche Konsequenzen
Auch im Sozialversicherungsrecht gilt, dass die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen wie etwa Betriebsausflügen, kulturellen Veranstaltungen oder Betriebsfeiern und die dabei empfangenen üblichen Sachzuwendungen bis zum Betrag von 365 Euro beziehungsweise 186 Euro pro Jahr und Dienstnehmer gemäß § 49 Absatz 3 Z. 17 Allgemeines Sozialversicherungsrecht beitragsfrei sind.
Sofern daher die Kosten des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer für die Betriebsveranstaltungen selbst sowie für die Sachzuwendungen innerhalb dieser Freibeträge liegen, sind keine Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnnebenkosten abzuführen.
Für Beträge, die die Freibeträge überschreiten, sind für den jeweiligen Arbeitnehmer die Lohnsteuer und die Lohnnebenkosten abzuführen und die Beiträge an die Sozialversicherung zu entrichten. Für Arbeitnehmer im System Abfertigung neu sind auch Beiträge an die Betriebliche Vorsorgekasse zu entrichten.
4. Zuwendungen des Betriebsrates
Kein lohnsteuerpflichtiger Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis entsteht, wenn nicht der Arbeitgeber, sondern der Betriebsrat beziehungsweise der Betriebsratsfonds eine Zuwendung gewährt, sofern der Arbeitgeber weder einen Einfluss auf die Zahlung selbst noch auf die Höhe der Zahlung hat.
Zuwendungen aus dem Betriebsratsfonds sind beim Arbeitnehmer bis zu 730 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei. Übersteigen die nicht lohnsteuerpflichtigen Einkünfte des Arbeitnehmers – beispielsweise aus selbständiger Tätigkeit oder aus Vermietungen – in einem Kalenderjahr diesen Freibetrag, liegt ein Pflichtveranlagungstatbestand vor und er ist verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Der Arbeitgeber ist in diesen Fällen nicht verpflichtet, von diesen Zuwendungen die Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen.
Anders ist der Fall zu beurteilen, wenn der Arbeitgeber dem Betriebsrat beziehungsweise dem Betriebsratsfonds die finanziellen Mittel zukommen lässt, damit der Betriebsrat auf Anweisung des Arbeitgebers einzelne Arbeitnehmer belohnen kann. In diesem Fall handelt es sich bei der Zuwendung um einen abgabepflichtigen Sachbezug, der in der Lohnabrechnung entsprechend zu berücksichtigen ist und der zur Gänze der Lohnsteuer-, der Sozialversicherungs- und der Lohnnebenkostenpflicht unterliegt.
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Quelle: personal manager - Zeitschrift für Human Resources | Ausgabe 5 September/ Oktober 2016.
