# Automatisierung im HR: 60 % der Zeit sparen *https://www.hrm.de/automatisierung-im-hr-60-der-zeit-sparen/ — 2025-09-03* Automatisierung ist im Personalwesen kein Zukunftsthema mehr, sondern längst eine Notwendigkeit. Unternehmen, egal ob kleines Familienunternehmen oder Konzern mit über 5.000 Mitarbeitern, stehen heute vor massiven Herausforderungen: steigende Löhne, angespannte Auftragslagen, Fachkräftemangel und die Notwendigkeit, Prozesse effizienter zu gestalten. Auf der **[TALENTpro](https://talentpro.de/) in München** sprach **[Martin Baldermann](https://www.hrm.de/mitglieder/martin-baldermann1/)**, Leiter der Digitalagentur von [OVB Media](https://www.ovbmedia.de/), über die Chancen und Risiken der Automatisierung im HR. Seine provokante These: 👉 **Bis zu 60 % der Arbeitszeit im HR wird verschwendet – und lässt sich automatisieren.** Im Folgenden zeige ich, basierend auf seinem Gespräch, wie **Automatisierung im HR** funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie Unternehmen schon heute konkrete Prozesse verschlanken können.
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## Warum Automatisierung im HR unverzichtbar ist Viele HR-Abteilungen arbeiten noch mit Prozessen, die nicht mehr zeitgemäß sind. - **Handgeschriebene Stundenzettel** oder Fahrtenbücher führen zu Fehlern in der Abrechnung. - **Recruiter verbringen Stunden** damit, Stellenanzeigen aus E-Mails in Tools zu kopieren und zu formatieren. - **Bewerber erhalten unpersönliche Standardantworten** und fühlen sich nicht wertgeschätzt. Das Ergebnis: Frust bei Mitarbeitern, Bewerbern und Personalern. Baldermann fasst es so zusammen: > „Möchte ich 80 % meiner Arbeitszeit in Excel-Listen verbringen – oder am Menschen arbeiten?“ Die Antwort ist klar: **Automatisierung befreit HR von Routinearbeiten** und schafft Freiraum für wertvolle, zwischenmenschliche Aufgaben. ## 1. Automatisierung im HR von Stellenanzeigen: Von der E-Mail ins HR-Tool in Minuten Ein klassisches Beispiel für Zeitverschwendung im HR ist die Erstellung von Stellenanzeigen. So läuft es aktuell oft ab: 1. Fachbereichsleiter schickt eine E-Mail oder gar einen Zettel („Wir brauchen einen neuen Staplerfahrer“). 2. Recruiter fragt Details nach und tippt die Infos in ein HR-Tool. 3. Texte müssen formatiert, Blöcke angepasst und Aufzählungen korrigiert werden. ⏱ Zeitaufwand: zwischen 20 Minuten und 1 Stunde pro Anzeige. ### Die automatisierte Lösung: - Eine **Automatisierung liest die E-Mail aus**, erkennt die Inhalte und kombiniert sie mit hinterlegten Kontextinformationen (Standort, Benefits, Unternehmensrichtlinien). - Die fertige Anzeige wird direkt im richtigen Format in das HR-Tool übertragen. - Recruiter kontrolliert nur noch, bevor die Stelle veröffentlicht wird. 👉 **Zeitersparnis: 15 Minuten pro Stelle**. Bei 50 Stellen im Monat ergibt das mehr als **12 Stunden Arbeitszeit**. ## 2. Social Media Recruiting: Automatisierung spart bis zu 90 Minuten pro Post Viele Unternehmen verschwenden wertvolle Ressourcen, wenn es um das Veröffentlichen von Stellenanzeigen in Social Media geht. Normaler Ablauf: - Recruiter brieft Marketing. - Marketing erstellt Bilder und Texte. - Mehrere Korrekturschleifen kosten Zeit. - Aufwand: 2–3 Personen, oft über eine Stunde. ### Mit Automatisierung im HR geht es so: - Recruiter loggt sich ins Tool ein. - KI erstellt automatisch ein Bild im Corporate Design (Logo integriert). - KI generiert eine Caption mit passenden Hashtags – abgestimmt auf Zielgruppe und Kanal. - Post wird direkt veröffentlicht oder für später geplant. ⏱ Aufwand: 60 Sekunden statt 90 Minuten. Baldermann zeigte auf der Messe eine Live-Demo: **Eine komplette Stellenanzeige wurde in weniger als einer Minute auf LinkedIn veröffentlicht** – inklusive Bild und Text. ## 3. Bewerberkommunikation: Automatisierung im HR, die persönlich wirkt Ein weiteres Problem: Standardantworten auf Bewerbungen. Viele Unternehmen verschicken automatisierte E-Mails, die unpersönlich klingen: „Sehr geehrte*r Bewerber*in, vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir melden uns in den nächsten Wochen.“ Das sorgt für Frust. ### Die smarte Lösung: Eine Mini-Automatisierung liest die Bewerbung aus und erstellt eine personalisierte Antwort, z. B.: „Lieber Niklas, vielen Dank für deine Bewerbung als Podcast Manager. Deine Ansprechpartnerin ist Josefine Ritter. Wir melden uns innerhalb von fünf Werktagen. Uns fehlt noch deine Telefonnummer – sende sie uns bitte nach.“ 👉 Wirkung: Der Bewerber fühlt sich **wertgeschätzt** und bleibt emotional gebunden. 👉 Vorteil: HR spart Zeit und steigert die Candidate Experience. ## 4. Automatisierte Wertschätzung im Onboarding Automatisierung endet nicht beim Recruiting. Auch im **Onboarding** kann sie den Unterschied machen. Beispiel: Eine Woche vor dem Start bekommt der neue Mitarbeiter automatisch eine Nachricht: „Hallo Lisa, wir freuen uns, dass du nächste Woche bei uns startest. Dein Team ist schon gespannt. Komm bitte um 9 Uhr vorbei. Hast du Fragen, melde dich einfach.“ Baldermann nennt das **„automatisierte Wertschätzung“** – kleine Gesten, die Bindung schaffen, bevor der erste Arbeitstag überhaupt beginnt. ## 5. Angst vor Automatisierung im HR abbauen Viele Mitarbeiter haben Angst: „Die KI nimmt mir meinen Job weg.“ Doch Baldermann betont: > „Die KI wird dich nicht ersetzen. Aber Menschen, die wissen, wie man mit KI umgeht, werden dich ersetzen.“ Automatisierung ersetzt nicht HR-Mitarbeiter, sondern Routinearbeiten. Das verschafft Freiräume, um sich stärker auf **strategische Aufgaben und Menschen** zu konzentrieren. ## 6. Praxis-Hacks von [Martin Baldermann](https://www.hrm.de/mitglieder/martin-baldermann1/) Basierend auf dem Gespräch lassen sich diese **Automatisierungs-Hacks** zusammenfassen: - **Stellenanzeigen automatisieren:** Von der E-Mail direkt ins HR-Tool. - **Social Media Posts vereinfachen:** Recruiting-Posts in 60 Sekunden statt in 90 Minuten. - **Persönliche Auto-Replies:** Bewerbern sofort mit Namen und Bezug antworten. - **Onboarding unterstützen:** Automatisierte Erinnerungen und Willkommensbotschaften. - **Human in the Loop:** Automatisierung immer mit menschlicher Kontrolle kombinieren. ## Fazit: Automatisierung im HR ist Pflicht, keine Kür Das Gespräch mit [Martin Baldermann](https://www.hrm.de/mitglieder/martin-baldermann1/) zeigt deutlich: **Automatisierung im HR ist unverzichtbar.** Unternehmen, die weiterhin auf manuelle, fehleranfällige Prozesse setzen, verschwenden wertvolle Zeit und riskieren Frust bei Mitarbeitern und Bewerbern. Wer jedoch auf Automatisierung setzt, gewinnt: - Mehr Effizienz - Bessere Candidate Experience - Zufriedene Mitarbeiter im HR Oder wie Baldermann es ausdrückt: 👉 **„Use it or lose it.“** Automatisierung ist kein Selbstzweck. Sie ist der Schlüssel, damit HR-Abteilungen wieder das tun können, wofür sie da sind: **am Menschen arbeiten**.