Auf Wachstum programmiert: Hightech und hoch motivierte Mitarbeiter

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Foto von Jeff Sheldon

Fortschritt auf allen Ebenen

Wer die Webseiten www.duden.de oder www.brockhaus.de besucht, landet im Rechenzentrum der Host Europe GmbH. Mit über 100.000 Unternehmens- und Privatkunden ist Host Europe der drittgrößte Anbieter von Internet- und Hosting-Dienstleistungen im deutschsprachigen Markt. Das 1997 gegründete Unternehmen verfügt über zwei eigene Rechenzentren mit 8000 Servern und beschäftigt am Standort Köln aktuell 140 Mitarbeiter. Für den hohen Qualitätsstandard seiner Infrastruktur wurde Host Europe vom eco Verband der deutschen Internetwirtschaft mit Bestnoten ausgezeichnet. Auch die außerordentliche Kundenzufriedenheit von 98 % spricht für sich. Der IT-Dienstleister setzt auf qualifizierte und motivierte Mitarbeiter und hat es sich zum Ziel gemacht, sie bestmöglich zu fördern und zu unterstützen. Flexible Arbeitszeiten, Offenheit und Fairness prägen das Arbeitsumfeld. Das Unternehmen fühlt sich jedoch nicht nur Kunden und Mitarbeitern verpflichtet, sondern auch dem Umweltschutz. Der Pionier für Green IT im Rechenzentrum ist überzeugt, dass ökologisches und ökonomisches Handeln im Einklang stehen müssen. Uwe Braun, Geschäftsführer, Host Europe GmbH erklärt: „Der Konkurrenzdruck unter den Hosting-Dienstleistern ist groß. Trotzdem verfolgen wir nicht nur wirtschaftliche Interessen. Für uns ist es eine Selbstverständlichkeit, auch ökologisch und sozial verantwortungsbewusst zu handeln.“ Der Erfolg gibt diesem Konzept recht: Host Europe verbuchte in den letzten fünf Jahren ein Umsatzwachstum von 900 %, die Zeichen stehen weiter auf Erfolg.

Eine Lösung, die mitwächst

Entsprechend hat sich auch die Mitarbeiterzahl erhöht. Für Host Europe war das ein Grund, Organisation und Administration der Arbeitszeiten zu optimieren und sie transparent und fair zu ges-talten. Patrick Pulvermüller, Geschäftsführer, Host Europe GmbH erklärt warum: „Im harten Server-Geschäft zählen allein technologischer Vorsprung und Schnelligkeit. Wir setzen viel daran, so weit wie möglich zu automatisieren und zu standardisieren. Nur so können wir sicherstellen, dass wir im schnelllebigen Informationszeitalter die Nase vorne haben. Es genügt aber nicht, nur die Prozesse effizienter zu gestalten. Denn dahinter stehen qualifizierte und vor allem motivierte Menschen. Deshalb pflegen wir eine offene Kommunikation und einen fairen Umgang mit unseren Mitarbeitern – auch im Bereich der Arbeitszeitgestaltung.“ ATOSS Time Control, eine modulare Lösung für Arbeitszeitmanagement und Zutrittskontrolle für mittelständische Unternehmen, unterstützt dieses Konzept und trägt das enorme Wachstum problemlos mit. Über die windowsbasierte Lösung werden die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter erfasst und gemanagt. Um die erforderliche Höchstverfügbarkeit und Servicequalität zu gewährleisten, sind die Mitarbeiter zum Teil im Schichtbetrieb im Einsatz. Im Call Center beispielsweise muss an 365 Tagen im Jahr, 7 Tagen in der Woche und 24 Stunden täglich ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Die Einsatzplanung für die Hotline erfolgt über eine spezielle Software. Die vorgegebenen Schichtzeiten werden über eine direkte Schnittstelle an ATOSS Time Control übergeben. Auch Bereitschaftsdienste sind bei Host Europe an der Tagesordnung. Alle unternehmensspezifischen Besonderheiten wurden in der Lösung abgebildet, Anpassungen sind jederzeit einfach und schnell möglich.

Zeitwirtschaft zum Anfassen

Mit der Software wurde die Erfassung und Administration der Arbeitszeiten zentralisiert und deutlich effizienter gestaltet. Sie unterstützt die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter bezüglich ihrer Arbeitszeiten. Über die Zeiterfassungsterminals werden Überstunden minutengenau erfasst und zeitnah ausgeglichen. Der integrierte Employee Self Service ermöglicht den Mitarbeitern außerdem, selbstständig ihre Saldenstände abzufragen und Abwesenheiten zu beantragen. Der Workflow stellt sicher, dass der Antrag, zum Beispiel auf Urlaub oder Fortbildung, von den zuständigen Vorgesetzten genehmigt und anschließend in der Zeitwirtschaft berücksichtigt wird. Dazu Marion Roth, Leiterin der Personalabteilung, Host Europe GmbH: „Fairness und Offenheit sind in unseren Augen eine Grundvoraussetzung für ein gutes und produktives Arbeitsklima. Mit elektronischem Arbeitszeitmanagement stellen wir sicher, dass die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter, insbesondere Überstunden, korrekt erfasst und entsprechend vergütet werden, sei es durch Zuschläge oder Freizeitausgleich. Mit dem Employee Self Service bieten wir unseren Mitarbeitern außerdem maximale Transparenz bezüglich ihrer Arbeits- und Fehlzeiten. Auch das gehört zu unserer Open-Door-Mentalität.“ Dank der leichten Bedienbarkeit und einer ausführlichen Informationsbroschüre war eine Einweisung der Mitarbeiter nicht notwendig. Lediglich die Hauptanwender, also Personalabteilung, Abteilungs- und Teamleiter, sowie die Administratoren erhielten Vor-Ort-Schulungen. Das Prinzip der Offenheit und Fairness gegenüber Mitarbeitern wird durch die Lösung ideal unterstützt: Sie loggen sich über ein Web-Interface ein und haben jederzeit Überblick über ihre zeitwirtschaftlichen Daten. Davon profitiert auch die Personalabteilung. Routineanfragen und -prozesse sind deutlich weniger geworden, Fehlerquellen wurden reduziert.

Sicherheit nach Maß

Als Internet-Hosting-Provider muss Host Europe höchsten Anforderungen an die Sicherheit der gespeicherten Kundendaten gerecht werden. Die Renault Deutschland GmbH beispielsweise hostet ihr Customer Relationship Management-System für 450 teilnehmende Autohäuser bei Host Europe auf einer Cluster Lösung. Colocation-Kunden wiederum, die lediglich eine Standfläche im Rechenzentrum mieten, haben die Möglichkeit, ihren Rechner vor Ort zu betreuen. Aus diesem Grund war es dem Internet-Dienstleister wichtig, ein ganzheitliches, anspruchsvolles Zutrittskontrollsystem zu installieren, das über die Zeitwirtschaftslösung gesteuert wird. ATOSS übernahm die Generalunternehmerschaft und realisierte gemeinsam mit dem Partner Kaba ein komplexes System mit mehreren Sicherheitsstufen und unterschiedlichsten Benutzergruppen. Rund 30 Türen in den Host Europe Gebäuden wurden offline über ein mechatronisches Schließsystem abgesichert. Alle anderen werden online durch Zutrittsterminals gesteuert, das Management erfolgt über eine direkte Schnittstelle zur Zeitwirtschaftslösung. Durch die nahtlose Integration von Zutrittskontrolle und Zeiterfassung ließen sich individuelle Autorisierungskonzepte problemlos umsetzen. Pulvermüller fasst zusammen: „Wir garantieren höchste Sicherheit auch in Bezug auf die Datenhaltung. Gemeinsam mit unserem Partner haben wir ein komplexes Zutrittskontrollsystem realisiert, das die Bedürfnisse aller Benutzergruppen, ob Besucher, Kunde oder Mitarbeiter, optimal abbildet.“

Support nach Bedarf

Host Europe fühlt sich in jeder Hinsicht gut betreut. Individuelle Anforderungen bzw. Erweiterungen können mit Hilfe von Skripten schnell umgesetzt werden. Selbst als der Aufbau des neuen Rechenzentrums mit Büroflächen anstand, war die Lösung ohne nennenswerte Unterbrechung im Einsatz. Der Umzug und das Einrichten der neuen Terminals wurden in „Echtzeit“ über das Wochenende durchgeführt. Am Montag kamen die Mitarbeiter an ihren neuen Arbeitsplatz und hatten alle Einrichtungen zur Verfügung, die sie rund um Zeiterfassung und Zutritt benötigen, alle Sicherheitssysteme eingeschlossen.

Das Projekt auf einen Blick:

Zielsetzung – Zentralisierung und Automatisierung der Zeitwirtschaft

– Transparenz bei den Zeitdaten

– Fairness gegenüber den Mitarbeitern

– Mehr Effizienz in der Administration

– Hochkomplexes Zutrittskontrollsystem mit   unterschiedlichsten Berechtigungen

Systemlandschaft – Dell Poweredge 1850

– OS Windows 2003 Server

– SQL MSSQL Server 2000 Standard

– Kaba Zeiterfassungs- und Zutrittsterminals 9104,   9105,9290, BNet 9320

– Mechatronisches Schließsystem Kaba elolegic

Mitarbeiter und Arbeitszeiten – 140

– Gleitzeit

– Fünfschichtbetrieb

– 24/7 Betrieb der Hotline und der Rechenzentren

Host Europe GmbH

Die Host Europe GmbH mit Sitz in Köln bietet ihren Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz hochwertige Hosting-Produkte mit umfassendem technischen Support. Mit 100.000 Kunden gehört Host Europe zu den Top 3 der Internet-Hosting Provider im deutschsprachigen Markt. 25 Prozent aller DAX-Unternehmen nutzen das umfassende Leistungsspektrum des Dienstleisters. Host Europe verfügt über zwei eigene carrierneutrale Rechenzentren und beschäftigt am Standort Köln aktuell 140 Mitarbeiter.

Weitere Informationen: www.hosteurope.de

ATOSS AG

Die ATOSS Software AG mit Sitz in München ist Anbieter von Software und Beratung zum bedarfsorientierten Personaleinsatz und zählt im Geschäftsfeld Arbeitszeitmanagement zu den Vordenkern der Branche. ATOSS bietet auf Basis seiner modularen Produktfamilie für Unternehmen aller Größenordnungen Komplettlösungen aus Consulting, Software und Professional Services. ATOSS Lösungen zeichnen sich durch höchste Funktionalität sowie State-of-the-Art-Technologie (JAVA EE) aus und bieten den Anwendern komplette Plattformunabhängigkeit. Das 1987 gegründete Unternehmen erzielte im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von über € 24 Mio. Mit 200 Mitarbeitern in neun Geschäftsstellen ist ATOSS in Deutschland, Österreich, Schweiz und Rumänien vertreten. Bei den mehr als 3500 Kunden werden über 2 Millionen Arbeitnehmer mit ATOSS Lösungen gesteuert. Die Softwareprodukte sind in neun Ländern und acht Sprachen im Einsatz.

Weitere Informationen: www.atoss.com

Sebastian Ofer

Chefredakteur bei HRM Research Institute

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