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00:00:22

Alexander Petsch: Glück auf und herzlich willkommen zu den heutigen HRM Hacks. Mein Name ist Alexander Petsch. Ich bin der Gründer des HRM Instituts, euer Gastgeber. In unseren heutigen HRM Hacks spreche ich mit Anja Maksimovic zur Auswahl und Bedeutung von HR Softwares. Anja ist seit fünf Jahren im HR-Umfeld unterwegs, gestartet bei einem der großen Personaldienstleister, deren CEO Dirk Hahn auch schon zu Gast in unserem Podcast war. Da war Anja aktiv im Recruiting tätig und anschließend ist sie in die HR Software Welt gewechselt. Seit 2020 ist sie Projektleiterin bei uns, dem HRM Institut, und dort für Jobboards.de verantwortlich. Jobboards hat sechs Nischen mit dem Fokus auf Berufsgruppen. Anja hat immer an der Schnittstelle zwischen HR und Recruiting-Verantwortlichen auf der einen Seite und HR Technology gearbeitet. Unter anderem bei Jobboards.de hat sie gerade die Social Media Kampagnen eingeführt, die Anzeigen auch auf Facebook und Instagram verlängern und so passive Kandidaten ansprechen. Als Ehrenamt ist Anja “Bewerbungsmappen Coach”, ihre Mutter ist die größte Zuliefererin an Bewerbungsmappen Coachees! Herzlich willkommen, Anja.

00:02:05
Anja Maksimovic: Hallo Alexander, vielen lieben Dank für die Einladung. Danke auch für die sympathische Vorstellung. Ja, ich freue mich sehr, hier dabei zu sein.  Dein Podcast war der erste Podcast, den ich mir tatsächlich angehört habe. Ich bin nicht wirklich die Podcasthörerin, eher jemand, der sich Videos anschaut oder sich etwas durchliest. Aber du hast mich inspiriert und umso mehr freue ich mich, dass ich heute auch in deinem Podcast als Gast sein darf!

00:02:34
Alexander Petsch: Na, ich hätte jetzt gesagt, mal beim Sport ein Podcast zu hören bietet sich doch an, oder?

00:02:40
Anja Maksimovic: Ja, wenn ich Sport machen würde sicherlich, aber so wohl eher nicht.

00:02:46
Alexander Petsch: Ja, Anja, unser Thema heute sind Hacks zur Auswahl und Bedeutung von HR Softwarelösungen. Als wir ein bisschen vorher gesprochen haben, hat mich folgendes gewundert: Es gibt immer noch Firmen, die keine oder keine passende HR Software für ihre HR Prozesse haben? Ich kann mir das immer kaum vorstellen, nachdem ich seit 20 Jahren in dem Thema unterwegs bin.

00:03:08
Anja Maksimovic: Ja, tatsächlich. Für mich ist das auch immer wieder eine Überraschung. Und dadurch, dass ich ja sehr, sehr viel Kontakt mit verschiedenen Unternehmen habe, fällt mir das doch immer mal wieder auf. Wenn ich jetzt als Bewerberin sehen würde, dass ein Unternehmen noch keine HR Software im Einsatz hat, wäre das für mich ein Ausschlusskriterium, weil das für mich bedeutet, dass das Unternehmen nicht digital genug ist und nicht digital denkt. Und ich denke mal, da bin ich auch nicht die einzige, die diesen Gedanken hat.

00:03:41
Alexander Petsch: Von daher ist der Hack von deiner Seite aus die Ausstrahlung der Digitalkompetenz, um bei der Zielgruppe der attraktiven Bewerber und Bewerberinnen wahrgenommen zu werden. Dazu gehört doch auch ein Bewerber Management System, oder nicht?

00:03:56
Anja Maksimovic: Auf jeden Fall. Wenn ich sehe, dass jemand noch die Bewerbung per E Mail einfordert, inklusive dem Motivationsschreiben, dem Lebenslauf, den Zeugnissen, den letzten drei Blutbildern und dem Familienstammbaum, da würde ich als jemand, der vielleicht nicht aktiv auf der Suche nach einem Job ist, mir eine Bewerbung dreimal überlegen.

00:04:17
Alexander Petsch: Es ist witzig, dass du das sagst. Du bist jetzt drei Jahre oder auch 30 Jahre jünger als ich. Früher war das so, dass man sagte mit einem Bewerber Managementsystem zwinge man Bewerber rein, die das vielleicht gar nicht möchten. Und du sagst eigentlich, dass es sich komplett gedreht hätte. Hängt das auch mit der Usability zusammen, oder?

00:04:39
Anja Maksimovic: Natürlich, auf jeden Fall. Das ist ein guter Punkt, da es tatsächlich auch Lösungen im IT Softwarebereich gibt, die weiterhin von den Kandidaten eine Profilerstellung fordern. Und das wäre, würde ich auch sagen, erstmal der erste Hack von meiner Seite. Es gibt so viele tolle Lösungen im Recruiting Bereich und ich bitte die Unternehmen immer darum: Schaut, dass ihr die Unternehmen bzw die Kandidaten nicht dazu zwingt, ein Profil bei euch zu erstellen!  Es geht viel einfacher, denn heutzutage kann man das wirklich selbst einstellen, wie der komplette Prozess bzw. die Bewerbermaske aussehen sollte. Diese sollte so knapp und einfach wie möglich gehalten werden, damit sich der Bewerber wirklich mit ein bis zwei Klicks bewerben kann. Vor allem Bewerber und Bewerberinnen, die sich bei mehreren Unternehmen bewerben möchten, haben keine Lust, fünf Profile zu erstellen. Ich verstehe den Gedanken dahinter. Wir haben viele HR Softwarelösungen, die auch eine “Talent Bank” im Hintergrund haben, die die Daten der Bewerbenden einsammeln und ihn kontaktieren, wenn sich nach sechs Monaten wieder eine Vakanz ergibt. Aber das geht auch viel einfacher.

00:05:51
Alexander Petsch:  Es erinnert mich so ein bisschen an das "E-Mail Marketing”, wo man früher alle möglichen Informationen vom Bewerber haben wollte. Dann stellte man fest, dass man nur die E-Mail und das Einverständnis brauche und dann nur noch interessant und sexy sein müsse, um weitere Infos des Bewerbenden zu erhalten.

00:06:14

Anja Maksimovic: Ja, stimmt. Es gibt viele Lösungen, die einbeziehen, dass es für die Position nicht passt, für die sich der Bewerber oder Bewerberin anbot. Dann kann man im Nachhinein abfragen: Möchten Sie denn in unserer Talentbank sein? Das heißt, ich muss die Bewerbende nicht zur Profilerstellung zwingen.

00:06:38
Alexander Petsch: Es wurden schon so ein paar erste Hacks genannt. Unter anderem wird uns davon abgeraten, gleich den Kandidaten ein Profil aufzuzwingen. Ich sag’s mal so: keep it simple. Eigentlich braucht man nur die Minimalversion. Es kommt natürlich auch auf den Job an. Es gibt vielleicht Jobs, wo ich nur ein, zwei Fragen beantworten muss und es gibt wahrscheinlich Jobs, wo auch ein Blick in mein LinkedIn Profil schon viel mehr sagt als ein altbackener Lebenslauf.

00:07:13
Anja Maksimovic: Das stimmt, da hast du vollkommen recht. Was auch noch ein wichtiger Punkt bei dem Ganzen ist: Wir sprechen ja auch von Kandidatenbindungen und wir sprechen ja auch heutzutage immer davon, dass sich viel zu wenige Bewerbende im Bewerbungsprozess geschätzt fühlen. Und da fängt das an! Ich muss ja nicht einfach nur fünf Fragen stellen, sondern kann ja auch mit dem Kandidaten oder der Kandidatin direkt in das Gespräch gehen. Das bedeutet, egal wie komplex die Vakanz sein sollte, es ist ja immer noch schön, mit jemandem zu sprechen. Der Recruiter oder die Recruiterin kann nach Bewerbungseingang in einem 15- bis 20-minütigem Gespräch herausfinden, inwiefern der Kandidat oder die Kandidatin zur Vakanz passt, obwohl die Bewerbung sehr kurz gedauert hat und nur 2 bis 3 Informationen von Bewerbern gefordert hat.

00:08:04

Alexander Petsch: Okay, ich glaube, da müssen viele Unternehmen ihre Prozesse aber völlig anders aufstellen. Ich glaube, die Staffing Industrie ist so nicht aufgestellt.

00:08:28

Anja Maksimovic: Da stimme ich dir auch zu. Das ist auch ein komplett neuer Prozess. Aber ich denke mal, wir sind uns alle einig, dass wir etwas ändern müssen. Und das wäre sicherlich ein guter Schritt in die richtige Richtung zu sagen: Was macht mich denn besonders als Unternehmen? Und da würde ich als ein empathischer Mensch und erfahrene Recruiterin eine persönliche Kandidatenbindung vorschlagen. Das ist heutzutage umso wichtiger, denn die Bewerber werden täglich mit Stellenanzeigen bombardiert. Sie erhalten die Stellenanzeigen sowohl auf LinkedIn als auch auf Xing und sie werden angerufen von verschiedenen Recruitingunternehmen. Da ist es umso wichtiger herauszuarbeiten: was macht mich als Unternehmen aus und besonders? Dabei ist der persönliche Kontakt zu KandidatInnen einer der wichtigsten Aspekte.

00:09:27

Alexander Petsch: Das ist der Megahack!

00:09:29

Anja Maksimovic: Auf jeden Fall.

00:09:29
Alexander Petsch: Der grundlegende Tipp ist dann Keep it simple.

00:09:36

Anja Maksimovic: Wir haben bereits vom ersten Hack gesprochen, das heißt Keep it simple. Aber eine HR Software bringt noch sehr viele Funktionen mit. Wenn der Kandidat sich bewirbt, kann man das teilweise fast in allen HR Softwarelösungen die ich kenne auch einstellen, dass er automatisch eine E-Mail bekommt. “Vielen Dank für Ihren Bewerbungseingang!” Man kann diese Email sympathisch und authentisch gestalten.

00:10:20
Alexander Petsch: Das ist der erste Punkt. 99 % unserer Zuhörerinnen und Zuhörer schicken eine “Standard-Mail” an der Stelle.

00:10:28

Anja Maksimovic: Gut, ja, das stimmt. Das können wir ja auch direkt mal als neuen Hack einbringen! Warum sollte diese Email nicht direkt verbindlicher sein? Da steht in der Regel “Wir melden uns, es dauert ein paar Tage.” Fair! Man sollte keine verbindlichen Aussagen machen, die man nicht einhalten kann. Aber ein “Vielen Dank für jede Bewerbung, wir melden uns bis morgen Abend bei Ihnen!” tut’s auch! Das können natürlich eher Unternehmen abbilden, die eine größere Recruiting-Abteilung haben. Aber da fängt ja schon ein Umgestaltungsprozess an, bei dem man die Kandidaten von sich überzeugen möchte.

00:11:12

Alexander Petsch: Also das Versprechen: “Wir melden uns bis morgen Abend!”, dann sind alle in Urlaub und drei Wochen später: “Hier sind wir!”

00:11:18

Anja Maksimovic: Und da kommen wir zu einem weiteren Hack der HR Software. Jeder, der schon mal mit einer IT Software gearbeitet hat weiß, dass Kandidateneingänge von allen Verantwortlichen des Recruitingprozesses gesehen werden können. Ist der Hiring Manager der Fachbereiche selbst involviert, kann er die Kandidatenakte sichten, ohne dass vielleicht die verantwortliche Recruiterin gerade im Haus ist. Das ist aus der Unternehmersicht ein riesiger Vorteil, denn man braucht nicht auf die Bewerbung per Mail zu warten, da man den Lebenslauf einsehen kann.

Außerdem habe ich sehr oft mitbekommen, dass E Mails zwischen dem Fachbereich und HR aus Versehen an Kandidaten geschickt wurden. Das kann böse enden! Wenn man mit einer HR-Software arbeitet, kann man das komplett ausgrenzen. Das Untergehen, Übersehen und Verpassen von Mails sollte mit einer richtigen Recruiting Lösung nicht passieren.

00:12:45
Alexander Petsch: Das ist der Klassiker für den HR-Rechtsstreit. Je nachdem, wer unwissend eine Mail wieder zurück an den Kandidaten schickt, hat ein Problem.

00:12:59

Anja Maksimovic: Erstens lässt sich das durch eine Software vermeiden, zweitens werden die internen Prozesse dadurch schneller. Wenn man nicht auf die Rückmeldung vom Fachbereich oder dem Hiring Manager per E-Mail warten muss, dann kann man den Kandidaten auch schneller antworten und Feedback geben. Da sind wir wieder zurück bei der Wertschätzung des Kandidaten und der größeren Chance, den Kandidaten vom Unternehmen zu überzeugen.

00:13:31

Alexander Petsch: Sagen wir mal wir haben ein “Hiring Responsibility Pool”, also Hiring Manager, Recruiting-Experten und eine HR Abteilung, mit der Aufgabe, in einem gewissen Zeitfenster zu reagieren und auch eine E.Mail an den Kandidaten senden, der zugesagt hat. Das könnte man ja auch als Prozess auch nochmal in der Software abbilden. Ist das eigentlich so? Wenn keiner mit dem bis morgen Abend gesprochen hat, geht automatisch eine neue Mail raus. “Wir haben es leider nicht geschafft. Wir arbeiten daran, dass es morgen passiert.” Oder sowas.

00:14:19

Anja Maksimovic: So, ich bin mir sicher, dass man das einstellen kann. Es kommt natürlich immer auf die HR Lösung drauf an, von denen es viele auf dem Markt gibt. Deswegen ist es ja auch bei der Auswahl schon so wichtig zu schauen, welche der Lösungen unternehmenseigene Bedürfnisse abdecken. Und das wäre ein weiterer Hack. Dazu kann ich gerne später auch noch ein bisschen mehr erzählen.

Im Prinzip ist es auch wichtig, neu zu denken. Ich habe auch mit vielen Unternehmen gesprochen, die keine HR Software nutzen, da sie damit ihre Prozesse nicht abbilden können.Aber wenn man die Prozesse, die man 20 Jahre lang pflegte, digitalisieren muss, werden sie automatisch abgeändert! Dafür ist ja eine HR Software die perfekte Lösung.

00:15:10

Alexander Petsch: Nein, das sollte natürlich der Anspruch sein. Kennst du den Klassiker? Ein schlechter digitaler Prozess ist ein schlechter digitaler Prozess.

00:15:20

Anja Maksimovic: Definitiv. Das ist vielen Unternehmen auch nicht bewusst. Vor allem denjenigen, die sich vehement gegen eine HR Software wehren. Und davon gibt es ja noch einige auf dem Markt. Da steckt auch eine große Unsicherheit und Unwissenheit bezüglich der genauen Abbildung der digitalen Prozesse dahinter. Dabei gibt es Mitarbeitende von den jeweiligen Softwarelösungen, die den Gestaltungsprozess unterstützend begleiten! Letztendlich muss man auch ein bisschen flexibler sein.

00:15:56

Alexander Petsch: Da findet ja viel Know How-Transfer statt. Das Ziel muss die Prozessoptimierung sein. Was wären denn so deine Tipps zum Thema Auswahl? Wie wähle ich denn die für mich richtige HR Software aus?

00:16:12

Anja Maksimovic: Man sollte erst einmal den eigenen Bedarf definieren. Wie groß ist meine Recruiting-Abteilung? Wie viele Menschen sind tatsächlich auch in Recruiting Prozesse involviert? Was ist auch mein Budget? Mein Tipp an dieser Stelle ist das Testen, Testen, Testen, denn es gibt viele gute Lösungen. Man sollte sich natürlich nicht durch die 500 Lösungen testen, aber wenn man seinen Bedarf definiert hat und seine Richtung ungefähr kennt, dann sollte man sich auf zwei bis drei Softwarelösungen konzentrieren und diese testen. Das bietet jeder Softwarelösung an, dass man wirklich sieben Tage bis einen Monat lang die Demoversion verwenden kann. Und letztendlich muss man ja selbst dann damit arbeiten. Ums Testen kommt man nicht herum, da kann man auch teilweise wirklich die kompletten Prozesse noch mal abbilden. Man kann seine Schwachpunkte und Verbesserung Optionen sehen, aber auch mit den Verantwortlichen sprechen und schauen, ob eigene Funktionen abgebildet werden können. Daher ist das Testen auf jeden Fall mein wichtigster Tipp.

00:17:29
Alexander Petsch: Also machst du beim Autokauf “Probefahrten - Das ist King!”

00:17:33

Anja Maksimovic: Deswegen gibt es ja auch so viele verschiedene Softwarelösungen und wir müssen ja aus unzähligen Optionen auswählen. Die HR-Software umfasst auch viele Bereiche. Wir haben die Recruitinglösungen, die digitale Mitarbeiterakte, die Talententwicklung innerhalb eines Unternehmens. All diese Punkte kann eine HR Softwarelösung abbilden. Die Frage ist: Was genau brauche ich und was genau brauche ich vielleicht am Anfang? Und was könnte ich vielleicht später hinzufügen, damit ich vor allem die nicht digitalisierten Unternehmen nicht sofort mit der Produktanzahl überfordere.

00:18:25
Alexander Petsch: Wir reden ja heute über das Thema Bewerber-Management, Karriereseiten und Schnittstellen dazu. Und dann ist wahrscheinlich einer deiner Tipps sich Lösungen angucken, die einem ermöglichen, klein zu starten, aber die zumindest die Schnittstellen haben, um nachher auch die digitalen Prozesse in die anderen Richtungen weiter ausbauen zu können.

00:18:48
Anja Maksimovic: Auf jeden Fall. Und da ist auch ein wichtiger Punkt, den du gerade genannt hast. Man sollte darauf achten, dass man den Bedarf richtig definiert und sichergehen, dass künftige Produkte mit der Software abbildbar sind. Warum? Damit ich nicht drei verschiedene Softwarelösungen nutzen muss, sondern sich wirklich alles zentral in einer Lösung verwenden kann. Dazu noch ein Tipp zur Gestaltung des Auswahlprozesses: Das sind ja jetzt unglaublich viele Informationen. Wir vom HRM Institut unterstützen auch Unternehmen jetzt schon bei der Auswahl von Lösungen. Wir haben sehr viele gute Partner, mit denen wir lange zusammenarbeiten und viele interessante Lösungen, die wir vorstellen können. Von daher, wenn man als Unternehmen zunächst ein beratendes Gespräch sucht, anstatt direkt eine Software zu kaufen, kann man sich bei uns melden.

00:20:00

Alexander Petsch: Na spannend, was wir da nicht alles im Petto haben oder noch am entwickeln sind. Hast du weitere Hacks zum Thema “Auswahl”?

00:20:11

Anja Maksimovic: Ein wichtiger Hack ist auch das Pre-Boarding, On-boarding und Off-boarding. Ich komme wieder zurück zur Kandidatenbindung, aber das Pre-Boarding ist fast genauso wichtig wie das Onboarding. Da fängt schon die Wertschätzung des neuen Mitarbeiters an und auch solche Themen lassen sich unglaublich gut mit HR Softwarelösungen steuern.

00:20:49

Alexander Petsch: Das Ganze hat sich auch im letzten halben Jahr noch mal extrem verschärft. Die Personaler und Personalerinnen, mit denen ich im letzten halben Jahr gesprochen habe, also die “No Show Rate” der Kandidaten und Kandidaten, die eigentlich gesagt haben, sie kommen und dann doch nicht antreten, die hat sich noch mal dramatisch erhöht. Und das kann ich natürlich etwas steuern und dem entgegenwirken, indem ich Pre Boarding Prozess möglichst nah dran bin.

00:21:21

Anja Maksimovic: Auf jeden Fall. Wenn sich der ganze Prozess auch noch digital abbilden lässt, ohne den Recruiting Verantwortlichen mehr Aufgaben zuzuteilen, umso besser.

00:21:51

Alexander Petsch: Du hast ja bereits erwähnt, dass die HR Software eine wichtige Rolle für die Kandidatenbindung spielt. Kannst du nochmal erklären warum?

00:22:01
Anja Maksimovic: Zum einen merken Kandidaten schon während dem Bewerbungsprozess, ob das Unternehmen digital ist oder nicht. Da fängt schon mal die erste Bindung an das Unternehmen an. Dann reden wir über das ganze Thema Wertschätzung während des Bewerbungsprozesses, schnellere Rückmeldungen, gute Gespräche mit den Recruiting- und Fachabteilungen, den kompletten Pre-Boarding und On-Boarding Prozess. Das ist ein unglaublich wichtiger Faktor, was immer mehr Unternehmen merken.

Auch Kandidaten anzulocken ist ein wichtiger Punkt, deshalb ist das Multi-Posting bei der Software ein wichtiger Punkt. Wenn ich eine Stellenanzeige habe und diese auf meiner Webseite bzw auf meiner Karriereseite veröffentliche, dann sehen diese nur die Kandidaten oder die Bewerbenden, die aktiv auf der Suche sind. Aber wenn ich ein Multiposting Tool verwende, dann habe ich die Möglichkeit, mit einem Klick aus meiner Software die Stellenanzeige an verschiedenen Nischen, Börsen oder größeren Portalen zu veröffentlichen. Hier reden wir natürlich auch davon, erst mal Zeitersparnis und es ist auch günstiger, als von Jobbörse zu Jobbörse zu gehen und die Stelle jedes Mal zu veröffentlichen. Es ist auch ein super schneller Prozess und man erhöht natürlich dadurch die Reichweite und hat automatisch mehr Sichtbarkeit auf dem Bewerbermarkt.

00:23:58

Alexander Petsch: Also Pakete über meine HR Software einkaufen ist da einer der Punkte? Genau das, was du vorhin gesagt hast, kann man glaube ich nicht oft genug sagen. Wir hatten es hier im Podcast auch schon öfter als Thema, aber Schnelligkeit ist im Kontext “Bewerbungsprozess” und “Erfolg bei der Rekrutierung” entscheidend. Wer denkt, er hätte zwei Wochen Zeit für einen guten Kandidat, bis man die Entscheidung trifft, ob man ihm jetzt näher treten möchte, der hat einfach verloren.

00:24:36
Anja Maksimovic: Definitiv. Und es gibt ja auch immer wieder Diskussionen, wie viele Bewerbungsgespräche geführt werden sollen, denn mittlerweile gibt es in Bewerbungsgesprächen mehrere Runden. Vor allem für bestimmte Positionen ist es auch notwendig! Aber auch hier sollte man schauen, dass man diese Gespräche schön nah aneinander ausmacht und den Kandidaten schnelles Feedback nach den Gesprächen gibt.

00:25:12

Alexander Petsch: Ja, da können wir uns oft auch selbst an die eigene Nase fassen; tue ich auch gerade. Anja, hast du zum Abschluss noch einen Tipp, den du mitgeben möchtest?

00:25:22

Anja Maksimovic: Mein Tipp ist: Meldet euch bei uns, wenn ihr irgendwelche Fragen habt rund um HR Themen oder im Speziellen zu Bewerbersoftware. Wir sind sehr breit aufgestellt und wir lieben den Kontakt mit Unternehmen. Wir stehen euch immer zur Verfügung.

00:25:46

Alexander Petsch: Ja, und wer die Hacks von Anja noch mal nachlesen möchte, einfach auf HRM.de “Anja, Maximovic” eingeben oder “Bedeutung und Auswahl von HR Softwarelösungen”. Da könnt ihr die Tipps nachlesen und Anja kontaktieren. Anja, herzlichen Dank! Schön, dass du da warst.

00:26:07

Anja Maksimovic: Danke. Alexander. Es hat sehr viel Spaß gemacht.

00:26:09

Alexander Petsch: Ja, ganz meinerseits. Ja, und euch? Glückauf! Bleibt gesund. Und denkt dran, der Mensch ist der wichtigste Erfolgsfaktor für euer Unternehmen.