aconso Digitale Personalakte für SAP

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Foto von yann maignan

Digitale Personalakte in SAP: Die Wahl des Richtigen Partners

Elisabeth Huj, Senior Specialist HR Administration, fasst zusammen: “Aufgrund unserer Erwartungen und der am Markt gesammelten Informationen konnten wir uns zügig einen Überblick über die Anbieter einer Digitalen Personalakte verschaffen. Das Münchner Softwareunternehmen aconso erfüllte all unsere Ansprüche. Die aconso Digitale Personalakte hat eine papieraktenähnliche Oberfläche, die dem Nutzer vertraut erscheint und damit die Bedienung erleichtert. Der  standortunabhängige Zugriff sowie die Übernahme von Berechtigungen aus dem bestehenden HR-System waren zwei weitere ausschlaggebende Voraussetzungen, die das Unternehmen sehr gut erfüllte.”

Maßgeschneiderte digitale Archivierung für GfK

Das Projekt “Einführung der Digitalen Personalakte” startete mit einem Kick-Off-Meeting Anfang 2009. Im ersten Schritt in Richtung elektronische Archivierung wurde eine einheitliche und klare Aktenstruktur festgelegt. So konnte die Implementierung der aconso Digitalen Personalakte im ersten Halbjahr 2009 starten. Innerhalb von nur zwei Monaten war sie abgeschlossen

“Rundum-sorglos-Beratung”

“Mit der Beratung von Seiten des aconso-Projektmanagements und den aconso-Technikern waren wir rundum zufrieden. Die Ansprechpartner standen uns für Fragen jederzeit zur Seite. Die Zusammenarbeit war immer konstruktiv, die Beratung und der Support so profesionell, wie wir es erwartet hatten”, unterstreicht Elisabeth Huj.

Elektronische Archivierung in SAP

Die maßgeschneiderte Technologie zur digitalen Archivierung von Akten dockt aufgrund der Systemunabhängigkeit einfach an das bestehende HR-Administrations- und Archivsystem an. Die Schnittstelle zu SAP HCM und das Archiv-System SAMFS ermöglichten einen direkten Zugriff aus SAP auf die Digitale Personalakte sowie die direkte Archivierung der Dokumente aus der Digitalen Personalakte in das Archivsystem. Die vor- und nachgelagerten Prozesse werden damit vereinfacht und beschleunigt. Das Charmante dabei: Das Arbeiten mit der Digitalen Personalakte ist von einem einzigen HR-Arbeitsplatz aus möglich, mit direktem Zugriff auf alle angebundenen HR-Systeme.

Digitale Personalakte mit integrierter automatischer Dokumentenerzeugung: Blick in die Zukunft

Für die Zukunft plant die Personalabteilung den Zugriff auf die Digitale Personalakte für weitere Standorte in Deutschland. Auch die Anbindung an das bestehende Dokumentenerstellungssystem ist angedacht. “Mit Hilfe dieses hervorragenden Instruments haben wir im letzten Jahr einen wichtigen Schritt bei der Optimierung unserer Prozesse getan. Unsere Arbeitsabläufe haben sich spürbar verbessert und nicht zuletzt macht es auch Freude, mit der neuen Digitalen Personalakte zu arbeiten”, erklärt Elisabeth Huj abschließend.

Weitere Infos finden Sie unter www.aconso.com

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