Bei den Arbeitszeugnissen sind wir noch nicht im 21. Jahrhundert angekommen. Die Arbeitgeber schreiben Arbeitszeugnisse wie vor hundert Jahren. Im Museum der Arbeit in Hamburg sind Zeugnisse aus dem 19. Jahrhundert archiviert, die Formulierungen enthalten, die auch heute noch üblich sind: „Er hat zu unserer vollsten Zufriedenheit gearbeitet.“
Die Gesamtbeurteilung der Leistung mit den üblichen Zufriedenheitsfloskeln lassen keine realistischen Rückschlüsse auf Qualifikation und Leistung zu. Die Beurteilung der Leistung nach dem Zeugniscode ist eine Bewertung nach Schulnoten, von sehr gut bis mangelhaft. Da schlechte Noten in Arbeitszeugnissen äußerst selten sind und die Bewertungen in der Regel zwischen befriedigend und sehr gut schwanken, haben die Zeugnisse nur eine geringe Aussagekraft.
Für einen Zeugnisaussteller stellen sich zwei Fragen:
1. Wie schreibe ich zeitsparend ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das die rechtlichen Vorgaben erfüllt, der Leistung des Mitarbeiters gerecht wird und dem Zeugnisleser in einer klaren, präzisen Sprache Informationen gibt über Qualifikation, Arbeitsleistung und Arbeitsverhalten.
2. Wie konnte der Mitarbeiter seine Stärken mit welchen Ergebnissen und Erfolgen zum Nutzen der Organisation einsetzen?
Wir haben ein neues Verfahren und eine Software entwickelt und in der Praxis erprobt. Hier die wichtigsten Einzelheiten:
Mitarbeiter beteiligen
Bitten Sie den Mitarbeiter, seine wichtigsten Aufgaben zu formulieren und eine Selbsteinschätzung abzugeben über seine Stärken und wie er sie mit welchen positiven Arbeitsergebnissen einsetzen konnte.
Bevor Sie die Endfassung schreiben, sollten Sie dem Mitarbeiter den Zeugnisentwurf zeigen, ob alle Informationen, die er selbst beigesteuert hat, korrekt im Zeugnis erwähnt werden. Falls er mit der Leistungsbewertung nicht einverstanden sein, sollte der unmittelbare Vorgesetzte seine Beurteilung begründen ohne sich zu rechtfertigen. Widerstehen Sie der Versuchung, ein Gefälligkeitszeugnis auszustellen. Wenn jeder ein gutes Zeugnis bekommt, dann sind Zeugnisse nichts wert
Anforderungen zusätzlich aufnehmen
Die Anforderungen an den Stelleninhaber im Zeugnis zu nennen, gehört nicht zum gesetzlichen Bestandteil des Zeugnisses. Trotzdem ist es empfehlenswert, weil sonst kein Soll-Ist-Vergleich möglich ist:
Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen
Tüchtige Mitarbeiter haben Anspruch auf gute, aussagekräftige Zeugnisse, damit sie bei Bewerbungen die Nase vorn haben. Dies bedeutet für Unternehmen, dass Zeugnisse wieder eine Bedeutung bei der Bewerberauswahl bekommen.
Die Software (CD-ROM) ist eine Mehrplatzversion und enthält:
Beurteilungsbogen für den beurteilenden Vorgesetzten: Er kreuzt an, welche Anforderungen für die Aufgabe erforderlich sind und wie der Mitarbeiter die Kriterien erfüllt hat (Soll-Ist-Vergleich). Er kreuzt die zutreffenden Textbausteine an, ändert oder ergänzt sie mit individuellen Formulierungen
Selbsteinschätzungsbogen: Der Mitarbeiter macht Angaben über seine Aufgaben und die Verantwortung, formuliert Arbeitsergebnisse und Erfolge und gibt eine Selbsteinschätzung, welche seiner Stärken er bei der Erfüllung seiner Aufgaben einsetzen konnte.
Textbausteine, die man ändern, ergänzen, neue hinzufügen und dann dauerhaft speichern kann. Das Unternehmen erhält damit ein Zeugnisverfahren, das auf ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Die Bausteine sind in kurzen, präzisen Sätzen formuliert
Informationen über die rechtlichen Aspekte: Gesetzliche Grundlagen, die Rechtsprechung und die daraus hervorgehenden Rechtsgrundsätze: Wahrheit, Wohlwollen, Vollständigkeit, Klarheit.
35 Musterzeugnisse als Anregung, um künftig Zeugnisse zu schreiben, die sich an den Stärken und positiven Arbeitsergebnissen des Mitarbeiters orientieren.