| Veranstaltungstipp zum Thema: Professional Learning Europe, Best Practice Track „Optimierung von Bildungsprozessen durch den Einsatz von E-Learning am Beispiel Compliance“ Moderation: R. Wenning Metro Cash & Carry Germany GmbH Mittwoch 13. Oktober 2010, 14 bis 17 Uhr, Koelnmesse www.professional-learning.de |
Seit mehreren Jahren arbeitet das Unternehmen in diesem Bereich verstärkt mit externen Lieferanten zusammen. Im Zuge dieser Entwicklung gewann ein solides Vendor Management strategisch an Bedeutung. Im täglichen Umgang mit Lieferanten gibt es für den Mitarbeiter einige grundlegende Dinge, das Vendor Management betreffend, zu beachten. Dazu gehören beispielsweise der sensible Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Grundlagenkenntnisse über Beauftragung und Steuerung von Lieferanten. Auf Initiative des damaligen CIO Carsten Wreth (heute CEO Telefónica Global Services) bildete sich dafür ein Projektteam aus den drei Autoren dieses Beitrags. Der Auftrag: Sie sollten ein entsprechendes Training entwickeln, das den Mitarbeitern die Grundlagen des Vendor Management vermittelt.
Die richtige Lösung finden
Am Anfang standen verschiedene Szenarien zur Disposition: Neben Präsenzveranstaltungen, die Experten aus dem Vendor Management hätten durchführen können, war auch eine Powerpointpräsentation im Gespräch, die allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden sollte. Die Projektverantwortlichen favorisierten jedoch ein Web Based Training (WBT).Kostenseitig punktete zwar zunächst die Präsenzlösung, doch die Vorteile auf Seiten des WBT überwogen schließlich: Abgesehen davon, dass sich ein WBT zeit- und ortsunabhängig durchführen lässt, erleichtert es – wie bei Compliancethemen üblich – auch eine mögliche Wiedervorlage nach zwei bis drei Jahren. Zudem können neue Mitarbeiter jederzeit das Training nachholen, ohne dass das Unternehmen eine eigene Veranstaltung dafür organisieren muss.
Bei der Suche nach einem passenden Anbieter, der die Lösung umsetzen sollte, spielte für das Projektteam vor allem eine reizvolle Umsetzung für die IT-Mitarbeiter eine Rolle. Da es sich bei der Zielgruppe um technisch affine Menschen handelt, bestand die größte Herausforderung darin, sie für die Thematik zu begeistern. Der Umgang mit heiklen Informationen sollte adäquat kommuniziert, die Mitarbeiter aber gleichzeitig beim Durcharbeiten des Trainings bei der Stange gehalten werden.
Ein Standardprodukt, das genau zu den Anforderungen von O2 passte, gab es bislang nicht. Der Dienstleister sollte also möglichst viel Erfahrung und Know-how bei der Umsetzung von Web Based Trainings mitbringen. Die Wahl fiel auf Bassier, Bergmann & Kindler (BB&K), eine Spezialagentur für vertriebsorientierte Markenführung und Training mit digitalen Medien. Ausschlaggebend war vor allem, dass BB&K bereits mit O2 zusammengearbeitet hatte. Informationen zum Branding des Unternehmens wie Sprachstil und Schriften sowie die technischen Details des firmeninternen Learning Management Systems waren dem Anbieter also schon bekannt.
Das WBT fesselnd gestalten
Nachdem sich das Projektteam in einem internen Diskussionsprozess mit den Zielen und den geplanten Inhalten auseinandergesetzt hatte, konnten im Februar 2009 die ersten konkreten Gespräche mit BB&K stattfinden. Die Zusammensetzung der Verantwortlichen erwies sich dabei als kritischer Erfolgsfaktor: Neben der Expertise aus dem internen Trainingsbereich waren Experten aus dem Vendor Management mit im Boot, um zielgerichtet alle fachlichen Details zu klären. In einem Dreierteam waren Absprachen unkompliziert und zeitnah möglich. Dennoch ist der interne Zeitaufwand für ein WBT nicht zu unterschätzen. Ein solches Projekt lässt sich nicht nebenher abwickeln.Die Agentur BB&K arbeitete sich relativ schnell in die spezielle Materie des Vendor Managements bei dem Telekommunikationsunternehmen ein und lieferte proaktiv Vorschläge zur geeigneten Umsetzung. Der Dienstleister übernahm die Formulierung von Fragekomplexen und Multiple-Choice-Verfahren sowie die Feinabstimmung des Designs. Nach einer Konzeptions- und Programmierungsphase von drei Monaten und zahlreichen weiteren Tests konnte das WBT im Juli 2009 in der Trainingsumgebung von O2 live gehen.
Die fertige Lösung besteht aus drei ineinandergreifenden Modulen. Das erste Modul liefert die Grundlagen im Vendor Management und soll die Mitarbeiter für das Thema sensibilisieren. Um die Mitarbeiter aktiv einzubeziehen, müssen sie in einer Dialogsituation entscheiden, welche Aussagen richtig oder falsch sind. Nachdem der Lerner die Szene einmal gesehen hat, soll er beim zweiten Mal mithilfe eines Buzzers auf Fehler aufmerksam machen. Anschließend informiert ein eingebautes Feedback darüber, ob der Nutzer einen Fehler richtig identifiziert oder übersehen hat.
Modul I: Vendor Management im Überblick – in einer Dialogsituation muss der Nutzer Fehler erkennen
Im zweiten Modul vermittelt das WBT, wie der Lieferantenlebenszyklus und einzelne Informationswege dabei funktionieren. Auf verschiedenen Stationen können die Mitarbeiter die Funktionsweise des Vendor Managements von O2 erkunden, indem sie sich durch acht Stationen bis zum Vertragsabschluss durchmanövrieren.
Modul II: Vendor Management verstehen – acht Stationen bis zum Vertragsabschluss
Das dritte Modul dreht sich um Praxisbeispiele im Vendor Management, in denen die Mitarbeiter das Gelernte anwenden sollen. In dem Modul ist eine solche Bürosituation nachgestellt, in der Informationen nicht ungeschützt offengelegt werden sollen. Durch einen Klick sollen die Mitarbeiter heikle Stellen markieren: Etwa einen Papierkorb, in dem vertrauliche Verträge oder Entwürfe gelandet sind oder ein Drucker, in dem ausgedruckte Informationen vergessen wurden.
Modul II: Vendor Management in der Praxis – Bürosituation mit ungeschützten Informationen
Diese zahlreichen didaktischen Interaktionen vermitteln die Trainingsinhalte und fordern den Lerner heraus, sein Wissen aktiv unter Beweis zu stellen. Das Training wird dadurch für die Mitarbeiter kurzweiliger, so dass sie nicht frühzeitig aus der Anwendung aussteigen. Das gesamte WBT nimmt, wenn der Nutzer nicht unterbrochen wird, rund 45 Minuten Zeit in Anspruch.
WBT im Unternehmen einführen
Die Einführung des Web Basierten Trainings in der Abteilung Service Technology kommunizierte der CIO Carsten Wreth selbst an die Mitarbeiter: Sie sollten das WBT innerhalb von drei Monaten durcharbeiten. Diese Phase legte O2 relativ großzügig an, da die Sommerferien in den Zeitraum fielen.Das Feedback der Mitarbeiter, das sie in einem angehängten Formular geben konnten, fiel erwartungsgemäß gemischt aus. Bei einer Anwendung, die Mitarbeiter absolvieren müssen, sollte die Messlatte nicht allzu hoch liegen. Die Mehrzahl der Teilnehmer äußerte sich jedoch positiv. Ein guter Erfolg ist außerdem die hohe Beteiligung an dem Instrument: Rund 90 Prozent der Mitarbeiter haben inzwischen das WBT durchlaufen. Es ist davon auszugehen, dass sie heute mit dem Thema gut vertraut sind und bewusster mit Lieferanten umgehen.
